Trường THPT Phú Quốc

https://thptphuquoc.edu.vn

Xử lý nghiệp vụ thư viện

THƯ VIỆN
Phương Tây Phương Đông
Biblio/theke  (Hy Lạp cổ) Tàng thư lâu  (Nhà Thương, Trung Quốc)
  Nhà tàng thư Trần Phúc (1001- Nhà Lý)
  Thiên Trường phủ tàng kinh (1295- Nhà Trần)





Đầu thế kỷ 20  bắt đầu nhận ra sự khác biệt giữa vốn tài liệu và thư viện.
Đầu tiên trong các tài liệu chuyên môn tại Đức, xuất hiện thuật ngữ  “Derfond” à Latin à Pháp: Fandus: có nghĩa là cơ sở, bệ, đáy nền.
Giữa thế kỷ 20  khái niệm vốn tài liệu được hình thành: “Vốn tài liệu là tổng hợp các xuất bản phẩm, các bản thảo và các tài liệu khác có trong thư viện tạo điều kiện cho việc sử dụng của người đọc.”
Cuối thế kỷ 20, khái niệm mới hoàn thiện và được đưa vào thuật ngữ  chuyên ngành.
Từ điển thuật ngữ thư viện học (Liên Xô): “Vốn tài liệu là bộ sưu tập các xuất bản phẩm và các vật mang tin được hình thành phù hợp với chức năng của thư viện để sử dụng có tính chất xã hội, phù hợp với chức năng và được giới thiệu nhiều phương diện với sự trợ giúp của hệ thống mục lục.”
Trong Pháp lệnh thư viện – Điều 3 mục 2:
“Vốn tài liệu thư viện là những tài liệu được sưu tầm, tập hợp theo nhiều chủ đề, nội dung nhất định, được xử lý theo qui tắc, qui trình khoa học của nghiệp vụ thư viện, để tổ chức phục vụ người đọc đạt được hiệu quả cao và được bảo quản.”
1.2. Vai trò, vị trí của vốn tài liệu.
1.2.1. Với xã hội:
w Vốn tài liệu là kho tàng văn hóa vừa có giá trị về phương diện vật chất, vừa có giá trị về phương diện tinh thần. Vốn tài liệu  gìn giữ, tàng trữ  những  kinh nghiệm sản xuất, đấu tranh của nhiều thế hệ, những thành tựu mà con người đạt được, có thể nói vốn tài liệu là sản phẩm vô giá, nếu bị tổn thất không thể nào bù đắp được.
 w Là tiêu chí đánh giá sự phát triển cũa xã hội. Việc phát minh ra sách đã gây đột biến trong sư phát triển lịch sử xã hội, làm cho xã hội loài người từ thời kỳ mông muội sang thời đại văn minh. Sách vở, tài liệu phản ảnh trình độ phát triển văn hóa, khoa học của một quốc gia… Chủ tịch Hồ Chí Minh cũng đã coi sách vỡ là tiêu chí đánh giá sự phát triển của xã hội loài người: “Số sách vỡ nhiều hay ít cũng chứng tỏ trình độ văn hóa của một dân tộc thấp hay cao”.
1.2.2. Đối với thư viện
Vốn tài liệu là tiêu chuẩn hình thành thư viện cũng như xếp hạng thư  viện.
IFLA (Liên hiệp các hiệp hội thư viện thế giới) qui định, muốn xây dựng TV công cộng phải có vốn tài liệu ban đầu là 6000 đơn vị tài  liệu.
Việt Nam:  Điều 9, Pháp lệnh thư viện: thư viện được thành lập khi có những điều kiện sau: Vốn tài liệu – Trụ sở-trang thiết bị – Người có chuyên môn – Kinh phí
Theo thông tư số 56/2003/TT-BVHTT ngày 16/6/2003: Để xây dựng thư viện tỉnh phải có 30.000 tài liệu đối với tỉnh đồng bằng và 20.000 tài liệu đối với tỉnh miền núi. Để xây dựng thư viện huyện  phải có 3000 tài liệu đối với các huyện đồng bằng, 2000 tài liệu đối với miền núi.
Ä Vốn tài liệu là cơ sở cho mọi hoạt động  của thư viện:
w Biên soạn thư mục: Chất lượng của thư mục biên soạn phụ thuộc vào vốn tài liệu.
w Xây dựng CSDL: Số biểu ghi nhiều hay ít phụ thuộc vào vốn tài liệu
w Khả năng thỏa mãn nhu cầu của độc giả phục thuộc rất lớn vào vốn tài liệu.
w Vốn tài liệu giúp thư viện hình thành các chức năng  phục vụ: Tàng trữ, luân chuyển tài liệu …
w Vốn tài liệu góp phần phát triển kinh tế, khoa học, văn hóa xã hội cho địa phương.
w Triễn lãm sách: Nếu vốn tài liệu phong phú thì triển lãm sẽ hấp dẫn và ngược lại.
2. Tổ chức vốn tài liệu
2.1. Ý nghĩa:
Bất kỳ một thư viện nào, đều phải tiến hành tổ chức vốn tài liệu một cách khoa học, hợp lý mới có thể khai thác sử dụng tối đa tài liệu đã có trong thư viện. Có thể nói tổ chức vốn tài liệu tạo điều kiện thuận lợi cho việc sử dụng, đáp ứng nhu cầu và tăng cường việc luân chuyển tài liệu. Tổ chức vốn tài liệu là để phân biệt giữa vốn tài liệu với kho tàng, tàng trữ tài liệu.
2.2. Phân chia vốn tài liệu:
Để  thuận tiện cho việc sử dụng cũng như bảo quản, việc phân chia vốn tài liệu thành nhiều bộ phận là rất cần thiết:
2.1.1  Theo dấu hiệu hình thức tài liệu :
w Kho sách;
w Kho báo, tạp chí;
w Kho luận văn, luận án;
w Kho tranh ảnh;
w Kho bản đồ…
2.1.2. Theo dấu hiệu ngôn ngữ
w Kho tài liệu tiếng Việt;
w Kho tài liệu tiếng Anh; …
2.1.3. Theo dấu hiệu thời gian
w Kho tài liệu trước 1975;
w Kho tài liệu từ 1975 đến nay; …
2.1.4 Theo dấu hiệu hình thức  phục vụ
w Kho đóng;
w Kho mở (tự chọn): - vốn tài liệu phong phú - Nhu cầu xác định - Ý thức phục vụ và ý thức sử dụng thư viện tốt.
2.1.5. Theo dấu hiệu chức năng, nhiệm vụ.
w Kho chính (tổng kho) bao gồm tất cả tài liệu từ khi thành lập: đây là kho tổng hợp đầy đủ nhất có khả năng đáp ứng nhu cầu cao;
w Kho phụ phòng đọc;
w Kho phụ phòng mượn;
w Kho lưu động: phục vụ ngoài thư viện, hổ trợ cho các chi nhánh
w Kho dự trữ, trao đổi: kho này không phục vụ, gồm các tài liệu thừa, trùng bản, không phù hợp; …
v Thực tế:
w Thư viện công cộng phân chia:
Kho đọc (chính), mượn, kho báo, tạp chí, tra cứu, địa chí, lưu động, dự trữ, ngoại văn…
w Thư viện đại học, cao đẳng thường chia theo: kho sách, báo chí, tra cứu, giáo trình, tài liệu không công bố…
w Thư viện trường học, chia theo: kho sách giáo khoa, kho nghiệp vụ, kho tham khảo…
  1. Sắp xếp tài liệu:
Sắp xếp tài liệu là khâu cuối của chu trình sách trong thư viện, nó ảnh hưởng trực tiếp đến việc sử dụng và bảo quản vốn tài liệu.
3.3.1. Yêu cầu:
w Thuận tiện cho việc sử dụng: Phải đảm bảo phục vụ nhanh, chính xác.
w Tiết kiệm được diện tích.
w Giúp cán bộ thư viện nắm vững thành phần kho tài liệu tạo điều kiện hướng dẫn người sử dụng khai thác kho tài liệu một cách có hiệu quả.
w Thuận tiện cho công tác bảo quản.
3.3.2. Cách sắp xếp:
 

3.3.2.1. Sắp xếp tài liệu theo nội dung:
v Ưu điểm :
Ÿ Tập trung được tài liệu theo môn loại hoặc chủ đề;
Ÿ Giúp người đọc dễ tìm tài liệu;
Ÿ Giúp cán bộ thư viện nắm vững thành phần của tài liệu trong kho;
Ÿ Phù hợp với hình thức kho mở.
v Nhược điểm:
Ÿ Không tiết kiệm diện tích, sau mỗi môn loại, chủ đề phải chừa một khoảng trống  của kệ sách để dự trữ cho tửng môn loại;
Ÿ Khó khăn khi phải di chuyển.
v Thuờng phối hợp phân loại với  chữ cái
3.3.2.2. Sắp xếp tài liệu theo  hình thức:
v Ưu điểm:
Ÿ Tìm tài liệu nhanh;
Ÿ Tiết kiệm diện tích.
v Nhược điểm:
Ÿ Tài liệu có cùng nội dung sẽ bị phân tán;
Ÿ Cán bộ thư viện khó nắm vững được thành phần kho tài liệu;
Ÿ Phải có sự hổ trợ của hệ thống mục lục.
Sắp xếp theo vần chữ cái: Tên tài liệu hoặc tên tác giả
Sắp xếp theo thời gian: Căn cứ vào thời gian xuất bản theo thứ tự chữ cái.
A xếp theo theo thời gian trước công nguyên
B xếp theo năm 01 – 99
C xếp theo năm 1000 – 1499
D xếp theo năm 1500 – 1599
Z xếp theo năm 2000 - …
Sắp xếp theo địa lý: Quốc gia in ấn tài liệu (không hợp lý)
Sắp xếp theo ngôn ngữ:  Căn cứ vào ngôn ngữ chính văn.
Các thư viện lớn thường xếp:
V:  Tiếng Việt
L:  Latin

Sắp xếp theo số đăng ký cá biệt: Đơn giản, dễ dàng, tiết kiệm diện tích, kiểm kê thận lợi; nhưng nội dung bị phân tán.
Sắp xếp theo khổ cở:
-  Khổ nhỏ hơn 19 cm (N)
-   Khổ vừa từ 19 – 27 cm  (V)
-   Khổ lớn từ 27 cm trở lên (L)
Sắp xếp theo xếp giá cố định:
Ví dụ:  M     ð   M: kho --  15: vị trí 15 --   20: Giá sách
Sắp xếp tài liệu phối hợp:
v Phân loại – chữ cái
v Khổ - Đăng ký cá biệt
Ví dụ:  VN19822: Ngôn ngữ - Khổ - Đăng ký cá biệt
            LV12345: Ngôn ngữ - Khổ - Đăng ký cá biệt    
            VL13245/99: Ngôn ngữ-Khổ-Đăng ký cá biệt-Thời gian
v Chữ cái – thời gian (đối với báo/ tạp chí)
Nhìn chung việc tổ chức và sắp xếp vốn tài liệu trong thư viện như thế nào để: “Dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy, dễ sử dụng và bảo quản”
4. Đăng ký tài liệu.
4.1. Ý nghĩa:
Sách báo của thư viện là tài sản của Nhà nước. Mỗi cuốn sách, mỗi tờ báo hay tạp chí nhập vào thư viện đều phải được giữ gìn một cách cẩn thận.
Đăng ký tài liệu ngoài ý nghĩa để bảo quản tốt vốn tài liệu là cơ sở làm công tác thống kê, báo cáo vì công tác này cần phải có những số liệu chính xác. Những con số chính xác đó cũng giúp cho thư viện nắm biết rõ hiện trạng vốn tài liệu trong thư viện, để có kế họach bổ sung đúng hướng. Trên cơ sở đăng ký tài liệu còn để đặt kế hoạch cho việc phát triển thư viện.
Đăng ký là biện pháp tốt nhất giúp cho việc quản lý vốn tài liệu thư viện luôn ở trạng thái động.
Thư viện: nhập – thanh lý tài liệu: là tài liệu tỉnh.
Tài liệu đưa ra phục vụ - độc giả trả tài liệu  là tài liệu quay vòng; để có thể theo dõi những biến động trong thành phần vốn tài liệu  cần phải tiến hành đăng ký.
Tóm lại: Điều kiện tài liệu cho biết được hiện trạng của vốn tài liệu về số lượng cũng như chất lượng. Trên cơ sở đó xây dựng kế hoạch công tác cho từng thời kỳ. Ngoài ra số liệu đăng ký còn giúp cho thư viện thực hiện chế độ báo cáo hàng năm, hàng quý hoặc đột xuất, giúp các cấp quản lý nắm được tình hình phát triển thư viện cũng như vốn tài liệu đã có.
4.2. Yêu cầu:
- Công tác đăng ký tài liệu phải được thực hiện một cách thường xuyên và kịp thời với những nguyên tắc thống nhất được thực hiện có tính bắt buộc trong tất cả các thư viện. Nếu không tài liệu sẽ không thể đưa ra phục vụ cho người sử dụng hoặc nếu đưa ra phục vụ những tài liệu chưa đăng ký, chưa xử lý kỹ thuật thì dễ dàng bị mất mà không thể thu hồi được.
- Những khoản ghi trong sổ ĐKTQ phải đầy đủ rõ ràng và chính xác, không được tẩy xóa, sửa chữa. Nếu có sửa chữa phải được người có trách nhiệm chứng nhận và ký tên ở phần phụ ghi.
- Biểu mẫu, sổ sách đơn giản nhưng phải thể hiện rõ những thông tin cần thiết.
-     Trong khi đăng ký,
4.3. Tác dụng của việc đăng ký tài liệu
-  Đảm bảo tính đầy đủ và chính xác của tài liệu trong thư viện. thông qua việc vào sổ, xáo sổ đăng ký mỗi một tài liệu của thư viện sẽ có đầy đủ bằng chứng để tra cứu, ngăn ngừa tổn thất nhằm nâng cao hiệu quả phục vụ.
-  Thông qua việc đăng ký tài liệu có thể kịp thời phản ảnh tình hình hoạt động của toàn thư viện, làm cơ sở để hoạch dịnh kế hoạch công tác thư viện nói chung và kế hoạch xây dựng kho sách nói riêng.
-  Việc đăng ký tài liệu có thể nêu lên những thống kê gọn và chính xác làm cơ sở để báo cáo, tổng kết công tác thư viện.
- Muốn phát huy được tác dụng của việc đăng ký tài liệu trong thư viện cần phải xây dựng, kiện toàn chế độ đăng ký, làm cho việc đăng ký đạt được yêu cầu vừa nghiêm ngặt vừa giản tiện, bảo đảm được tính chính xác và tính hoàn chỉnh công tác đăng ký, tăng cường an toàn cho tài sản để phát huy đầy đủ tác dụng của kho sách thư viện vừa có thể tinh giản những hạng mục và trình tự không cần thiết phải có trong công tác đăng ký là cho cán bộ thư viện được giải phóng ra khỏi những công việc sự vụ hàng ngày để phục vụ cho người sử dụng thư viện được tốt hơn. Đối với mọi tư tưởng coi nhẹ công tác đăng ký hoặc thực hiện đăng ký chỉ để đăng ký, … là biểu hiện của thái độ thiếu trách nhiệm đối với tải sản công cộng.
4.4. Các loại đăng ký và phương pháp đăng ký tài liệu.
4.4.1. Đăng ký tổng quát (ĐKTQ): là đăng ký từng lô, từng đợt nhập tài liệu vào thư viện có một chứng từ kèm theo vào sổ.
Qua sổ đăng ký tổng quát có thể cung cấp những thông tin khái quát của tài liệu như khối lượng tài liệu, khối lượng chung, khối lượng riêng cho từng lãnh vực, từng ngôn ngữ.
4.4.1.1. Tác dụng của đăng ký tổng quát:
Thông qua đăng ký tổng quát có thể kịp thời nắm bắt toàn bộ tình hình của các kho tài liệu gồm: Nhập tài liệu vào thư viện, xuất tài liệu khỏi thư viện và tình hình biến động của kho tài liệu, phân phối tài liệu cho các kho, …
Đăng ký tổng quát tiện lợi cho việc biên soạn những bảng thống kê, tàng trữ tài liệu, kiểm tra nguyên nhân xáo sổ, tạo điều kiện nâng cao chất lượng của công xây dựng vốn tài liệu và công tác bảo quản.
4.4.1.2. Phương pháp đăng ký tổng quát
Căn cứ vào chúng từ ghi lại số lượng chung của từng lô tài liệu nhập vào thư viện. Số lượng tài liệu theo từng môn loại. Căn cứ vào chứng từ xuất kho để ghi tổng tài liệu xuất khỏi thư viện. Tài liệu xuất kho thống kê theo môn loại, theo nguyên nhân, theo ngôn ngữ,… Cuối mỗi quí, mỗi năm sẽ tổng kết phần nhập để nắm thực trạng kho tài liệu. Các chứng từ nhập xuất tài liệu phải được lưu lại theo thứ tự nhập xuất trong sổ đăng ký tổng quát.
4.4.1.3. Đơn vị đăng ký tổng quát là những chứng từ, tài liệu nhập vào thư viện.
- Tài liệu mua phải có hoá đơn,
- Tài liệu lưu chiểu phải có phiếu nộp lưu chiểu của các cơ quan xuất bản,
- Tài liệu được tặng hoặc tài trợ phải có chứng từ của nơi tặng, tài trợ.
- Nếu có lô tài liệu nhập vào thư viện chưa hoặc không có chứng từ, thư viện phải lập biên bản để làm chứng từ cho việc đăng ký tổng quát.
Lưu ý:
- Tài liệu ngoại văn chỉ có giá bằng ngoại tệ thì phải quy đổi ra tiền Việt Nam theo tỷ giá hối đoái văn hoá phẩm phi mậu dịch.
- Tài liệu không có giá có thể giải quyết theo 2 cách:
Thư viện lập hội đồng định giá, dựa vào giá thị trường để định giá cho xác thực
Thư viện quy định giá trang in tài liệu để tính giá cho tài liệu đó.
4.4.1.4. Cách ghi vào sổ ĐKTQ:
v Sổ ĐKTQ chung cho toàn thư viện: (mẫu 1)
Toàn bộ tài liệu nhập xuất của thư viện phải được ghi đầy vào Sổ ĐKTQ chung cho toàn thư viện trong đó có ghi lại sự  phân phối cho các kho, các nguồn bổ sung, loại hình tài liệu, ngôn ngữ, …
Nội dung sổ ĐKTQ của toàn thư viện gồm:       
Cột 1. Ngày vào sổ: Ngày ghi bằng số Ả Rập, tháng ghi bằng số La Mã
Cột 2. Số thứ tự. Nếu nguồn tài liệu nhập ít có thể ghi liên tục.
Nếu tài liệu nhập nhiều có thể mỗi năm hoặc  vài năm quay lại 1 lần bắt đầu bằng số 1 (do thư viện qui định)
Số thứ tự trong sổ ĐKTQ gọi là số đăng ký tổng quát. Số này được ghi vào hoá đơn, chứng từ nhập lô tài liệu. Để tránh trùng nhau giữa số ĐKTQ và số ghi vào chứng từ. Số ĐKTQ ghi vào chứng từ kèm theo năm nhập của chứng từ.
Cột 3. Tổng số. Cột này được chia làm 2: cột ghi số lượng nhan đề và cột ghi số lượng bản tài liệu nhập vào thư viện.
Cột 4. Giá tiền. Phải ghi đầy đủ
Cột 5. Nguồn bổ sung: được chia ra nhiều cột nhỏ, mỗi cột là một nguồn bổ sung (Mua, trao đổi, tặng, sao chụp, khác)
Cột 6. Loại hình tài liệu: Có nhiều cột nhỏ phân rõ các loại hình tài liệu (Sách, luận án, tranh, bản nhạc, bản đồ, khác)
Cột 7. Ngôn ngữ tài liệu: Có nhiều cột nhỏ, mỗi cột là một ngôn ngữ của tài liệu nhập
Cột 8: Phân phối các kho. Mỗi cột là một kho của thư viện. Trong mỗi kho được chia ra 2 phần, một phần ghi số lượng nhan đề nhập, một phần ghi số lượng bản tài liệu nhập vào kho.
v Sổ ĐKTQ của từng kho: Nếu thư viện có tổ chức các kho khác nhau thì các kho này đều phải có sổ đăng ký tổng quát riêng theo mẫu qui định. Sổ ĐKTQ cho từng kho có 3 phần:
Phần I. Tổng số sách báo nhập kho:
Phần này nhập tài liệu vào thư viện có 24 cột: Đăng ký tài liệu nhập (mẫu 2)
Cột 1. Ngày tháng vào sổ: Ngày ghi bằng số Ả rập, tháng ghi bằng số La Mã.
Cột 2. Số thứ tự: Nếu số lần nhập tài liệu trong năm nhiều thì số thứ tự có thể được ghi bắt đầu từ số 1 mỗi năm. Nếu số lần nhập tài liệu mỗi năm ít thì có thể ghi liên tục từ năm này sáng năm khác. Thư viện cũng có thể quy định thời gian cho việc ghi số thứ tự phù hợp với thư viện mình. Số thứ tự trong sổ ĐKTQ gọi là số tổng quát, số này được ghi vào chứng từ kèm theo và chứng từ được sắp xếp theo số tổng quát của từng năm để xác định đã nhập, được lưu lại và dễ kiểm tra khi cần.
Cột 3. Nguồn cung cấp: Ghi cơ quan phát hành, nhà sách hoặc tên người/ cơ quan tặng/ tài trợ.
Cột 4. Số và ngày của chứng từ: Căn cứ vào:
- Số và ngày được ghi trên hoá đơn.
- Số và ngày được ghi trên phiếu nộp lưu chiểu
- Số và ngày được ghi trên chứng từ tặng hoặc tài trợ
- Sách nhập không chứng từ thì ghi số biên bản và ngày  lập biên bản.
Cột 5. Tổng số sách báo: Ghi số lượng chung
Cột 6. Có bao nhiêu báo: Trong trường hợp tài liệu nhập có cả báo thì ghi cụ thể trong tổng số có bao nhiêu báo, tạp chí.
Cột 7. Giá tiền: Phải ghi đúng và đầy đủ.
Cột 8 đến cột 19. Phân loại tài liệu theo nội dung: ghi số lượng tài liệu đã phân loại theo nội dung vào các cột tương ứng. Khi phân tài liệu theo nội dung cần kiểm tra xem tổng số cộng từ cột 8 đến cột 19 phải bằng số lượng ở cột 5.
Cột 20 đến 23. Phân loại theo ngôn ngữ. Có thể tùy theo từng thư viện để phân loại theo ngôn ngữ. Tổng số cộng từ cột 20 đến cột 23 phải bằng số lượng ở cột 5.
Cột 24. Phụ chú. Có thể ghi các sai sót, xác định lại các số ghi không rõ hoặc ghi chú số ĐKCB của tài liệu đó.
Lưu ý: mỗi trang trong phần nhập bắt đầu từ dòng thứ 2. Dòng thứ nhất dùng để ghi mang sang tổng số tài liệu nhập từ trang trước.
Phần II. Tổng số sách báo xuất kho:
Ghi chép tài liệu xuất kho.
Trong quá trình phục vụ, kho tài liệu có thể bị hao hụt bởi nhiều lý do khác nhau: Hư hỏng, lỗi thời, mất mác,… Những tài liệu này cần phải được thống kê và lập thủ tục xuất khỏi kho thư viện, chứng từ xuất kho phải được trưởng đơn vị phê duyệt. Nếu tài liệu xuất kho cho các thư viện khác phải lập 02 chứng từ, một gửi cho bên nhận, một lưu lại tại thư viện (mẫu 3)
Trong phần II của sổ ĐKTQ ghi lại số liệu xuất. Mỗi trang trong phần II cũng được bắt đầu từ dòng thứ 2 và cuối mỗi trang cũng cộng số lượng mỗi cột chuyễn sang dòng thứ nhất của trang sau và ghi “mang sang”.
Cột 1. Ngày tháng vào sổ: Ngày ghi bằng số Ả Rập, tháng ghi bằng số La Mã, năm ghi bằng số Ả Rập.
Cột 2. Số biên bản: Ghi theo thứ tự số biên bản liên tục năm này sang năm khác.
Cột 3. Ngày phê chuẩn biên bản: Ghi bằng số Ả Rập.
Cột 4 đến 6. Ghi theo số lượng trong chứng từ xuất.
Cột 7 đến 23: Ghi như phần nhập
Cột 24 đến 27. Ghi số lượng tài liệu xuất kho theo từng lý do.
Phần III. Tình hình kho tài liệu hàng quý, hàng năm. Cho biết hiện trạng của kho tài liệu theo từng thời điểm.
Mỗi quý, mỗi năm  phải sơ kết các phần nhập, xuất; sau đó ghi vào phần III. Sự chênh lệch giữa phần nhập và phần xuất sẽ chỉ rõ hiện trạng tài liệu thực tế trong thư viện. (mẫu 4)
Ví dụ:  Hiện còn đến  …  
            Quý … Nhập                     
            Quý … xuất …
            Hiện còn đến …
4.4.2. Đăng ký cá biệt (ĐKCB):
Đăng ký cá biệt là cung cấp thông tin cụ thể, chi tiết về từng tài liệu trong thư viện. Tài liệu sau khi được đăng ký tổng quát, sẽ được đăng ký từng tài liệu vào sổ đăng ký riêng. Sổ này được gọi là sổ ĐKCB.
§ Số ĐKCB: là số liên tục – không được đảo số, nhảy số
§ Trong sổ ĐKCB được đăng ký bằng ngôn ngữ xuất bản của tài liệu.
Thống nhất đơn vị đăng ký.
+ Quyển (cuốn) sách
+ Tạp chí > 49 tr = 1 đơn vị;
+ Báo Đóng tập hàng tháng (chưa thống nhất).
Có nhiều hình thức ĐKCB.
4.4.2.1. Sổ ĐKCB của các thư viện thuộc Bộ Văn Hoá: qui định một mẫu đăng ký thống nhất như sau: (mẫu 5)
Mỗi sổ ĐKCB có 2000 đơn vị đăng ký.
Đơn vị đăng ký là một ấn phẩm. Đối với báo và tạp chí là tập báo chí đã đóng thành tập (Tuỳ theo quy định của mỗi thư viện)
Mỗi đơn vị đăng ký chỉ được đăng ký 1 dòng.
Mỗi trang có 25 đơn vị đăng ký, mỗi 5 dòng có 1 dòng đậm. Mục đích là giúp người đăng ký kiểm tra xem ghi có đúng hay không vì cứ đến con số ngay bên trên dòng đậm phải là số 5 hoặc số 0.
Bìa của sổ ĐKCB ghi tên thư viện. Số thứ tự của sổ, bắt đầu từ ngày… đến ngày, tháng, năm. Từ số đăng ký … đến số đăng ký.
Cách ghi vào sổ ĐKCB:
Đầu trang ghi năm đăng ký cá biệt tài liệu bằng số Ả Rập.
Cột 1: Ngày vào sổ. Ngày ghi bằng số Ả Rập, tháng ghi bằng số La Mã, dấu phân cách là dấu chéo (/). Ví dụ ngày 12 tháng 6 thì ghi 12/VI.
Khi bắt đầu đăng ký tài liệu của một chứng từ phải ghi đầy đủ ngày tháng. Khi sang trang mới phải ghi lại ngày tháng trên đầu trang.
Cột 2. Số thứ tự. có thể đánh liên tục nếu hàng năm thư viện nhập ít tài liệu. Nếu thư viện nhập nhiều tài liệu số thứ tự có thể quay lại.
Ký hiệu kho tài liệu kết hợp với số thứ tự trong số ĐKCB và năm đăng ký được gọi là số đăng ký cá biệt của ấn phẩm.
Cột 3. Tên tác giả và tên tài liệu:
Tác giả- Nếu tài liệu có 1 tác giả thì ghi họ tên tác giả bằng chữ in hoa. Nếu tác giả thì ghi cả 2. Tài liệu có 2- 3 tác giả tên ghi tác giả đầu và chấm 3 chấm (…)
Nếu tài liệu có từ 4 tác giả trở lên thì cột này ghi tên tài liệu.
Tác giả phương Tây thì ghi họ trước, tên và chữ đệm ghi sau.
Tên tài liệu: Ghi nguyên văn như trên trang tên sách.
Nếu tên tài liệu quá dài, có thể ghi lược những chữ đầu và 3 chấm, hoặc ghi những chữ đầu + 3 chấm + những chữ cuối.
Ví dụ: Tên tài liệu là  “Bộ luật lao động và quy định mới về tiền lương bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế” có thể ghi:
“Bộ luật lao động và quy định mới về tiền lương …
Hoặc: “Bộ luật lao động … bảo hiểm y tế”
Cột 4: kiểm kê. Gồm một số cột nhỏ để sử dụng khi có đợt kiểm kê kho tài liệu. Ghi 2 số cuối của năm kiểm kê. Nếu không tiến hành kiểm kê bằng số đăng ký cá biệt thì không ghi vào các cột này.
Cột 5: Xuất bản. Gồm:
-     Nơi xuất bản: là tên địa phương mà cơ quan xuất bản đóng ở đó. Nơi xuất bản thường được ghi ở trang bìa và trang tên sách gần tên nhà xuất bản.
Nếu nơi xuất bản không tìm thấy trong tài liệu mà cán bộ thư viện tìm được bên ngoài thì ghi trong ngoặc vuông [ ]
Nếu tài liệu có hai nơi xuất bản thì ghi cả hai nơi giữa dấu gạch nối (-)
Nếu tài liệu có từ 3 nơi xuất bản trở lên thì ghi tên nơi xuất bản quan trọng và chấm 3 chấm (…)
Trường hợp không tìm được nơi xuất bản thì ghi chữ [KĐ] (Không địa điểm xuất bản)
Một số nơi xuất bản có chữ viết tắt thông dụng thì ghi chữ viết tắt như:
H. : Hà Nội
TP. HCM. : Thành phố Hồ Chí Minh
N.Y.: Nữu Ước …
Những nơi khác ghi đầy đủ.
-     Năm xuất bản: Là năm ấn loát tài liệu, thường được trình bày gần nơi nhà xuất bản ở trang bìa hoặc trang tên sách và phải được ghi đầy đủ cả 4 số bằng số Ả Rập, ví dụ 2009, 2010 ... Nếu không tìm thấy trong tài liệu ta có thể lấy năm nộp lưu chiểu, thường được ghi ở cuối tài liệu.
Nếu năm xuất bản không tìm thấy trong tài liệu mà cán bộ thư viện tìm được bên ngoài thì ghi năm xuất bản trong dấu ngoặc vuông [ ]
Trường hợp không tìm được năm xuất bản thì ghi [KN] (Không năm xuất bản).
Cột 6. Giá tiền: Ghi giá tiền đang sử dụng
Nếu tài liệu mới phát hành: Ghi giá bìa
Nếu tài liệu cũ phải định giá (như phần lập biên bản tài liệu không có chứng từ)
Tài liệu ngoại văn phải qui ra theo tỉ giá hối đoái hiện hành.
Cột 7. Số vào sổ tổng quát là số thứ tự trong sổ ĐKTQ trùng với số thứ tự ghi trên chứng từ kèm theo.
Cột 8. Môn loại là ký hiệu phân loại sơ bộ của nội dung tài liệu.
Cột 9. Ngày và số biên bản xuất. Cột này chỉ ghi khi có tài liệu được phê duyệt xuất ra khỏi kho. Khi tài liệu được xuất ra khỏi kho thì dòng này nên được gạch bằng loại mực khác màu.
Cột 10. Phụ ghi. Cột này có thể ghi xác nhận những sai sót trong lúc đăng ký hoặc lý do xuất kho,…
Lưu ý:
-     Đối với những tài liệu giống nhau khi đăng ký có thể không nhắc lại mà có thể ghi  gạch ngang (-) hoặc dấu sao (*),…
-     Trong các cột nếu dòng trên và dòng dưới giống nhau cũng có thể không ghi nhắc lại mà có thể ghi  gạch ngang (-) hoặc dấu sao (*), … Trừ cột giá tiền.
-     Tài liệu nhiều tập phải ghi rõ số tập.
-     Chữ viết trong sổ ĐKCB phải được viết theo chữ in, rõ ràng, sạch sẽ.
-     Trong khi đăng ký, nếu phát hiện những sai sót mà không thể sửa chữa ngay được như trùng số, nhảy số,… thì phải ghi vào cuối sổ có chữ ký chứng nhận của người có trách nhiệm phụ trách thư viện.
-     Cột giá tiền cuối trang không cộng lại
-     Đối với cột môn loại chỉ ghi ký hiệu môn loại chính theo quy định trong phân loại.
-     Việc thay sổ ĐKCB mới cần phải có quyết định của cơ quan quản lý cấp trên trực tiếp của thư viện về việc đăng ký lại kho tài liệu. Khi đăng ký lại cũng tiến hành từ tài liệu đầu tiên hiện đang còn trong kho trở đi, lấy từng tài liệu xóa số ĐKCB cũ và ghi số ĐKCB mới vào. Giá tiền ghi theo giá cũ, các cột kiểm kê, ngày và biên bản xuất để trống. Các sổ ĐKCB cũ vẫn phải giữ lại làm chứng từ.
-     Sổ ĐKCB là tài liệu rất quan trọng của thư viện nên phải được giữ gìn, bảo quản lâu dài, cẩn thận. Cuối mỗi sổ ĐKCB phải có chứng thực của người quản lý và cơ quan quản lý thư viện ghi nhận số tài liệu đã được đăng ký từ số … đến số…
Ưu điểm của sổ ĐKCB:
-     Mỗi tài liệu có một dòng đăng ký rõ ràng;
-     Mỗi tài liệu có một số đăng ký riêng;
-     Nhìn vào sổ đăng ký và các trang đăng ký có thể biết rõ tài liệu nhập vào kho.
Nhược điểm của sổ ĐKCB:
-     Số ĐKCB tăng nhanh, bộ phận nghiệp vụ phải quản lý nhiều sổ;
-     Đăng ký trùng nhiều động tác lặp nên mất thời gian. Ví dụ một nhan đề có 30 bản sẽ phải đăng ký 30 lần;
-     Phân loại sơ bộ khi đăng ký và phân loại chi tiết khi biên mục có thể không thống nhất dẫn đến thống kê nội dung vốn tài liệu có thể không chính xác;
-     Mô tả khi đăng ký và mô tả phích có thể không thống nhất dẫn đến việc tra tìm tài liệu sẽ gặp khó khăn.
4.4.2.2. Đăng ký cá biệt bằng phiếu.
Đơn vị đăng ký là nhan đề ấn phẩm. Mỗi nhan đề được ghi bằng một số thứ tự số lượng tài liệu được phân phối cho các kho. Mỗi kho có một ký hiệu riêng. Ký hiệu cá biệt của tài liệu sẽ là ký hiệu kho + số thứ tự của nhan đề + số thứ tự của tài liệu trong mỗi kho. Ví dụ: tài liệu A phân cho phòng đọc (ký hiệu: Đ) 5 bản, số thứ tự nhan đề A là 41, ký hiệu cá biệt của 5 tài liệu trên là Đ41-1, Đ41-2, Đ41-3, Đ41-4, Đ41-5. Sau khi có số thứ tự của nhan đề và số lượng phân cho các kho sẽ tiến hành xử lý kỹ thuật tài liệu. Khi đã phân loại, mô tả sẽ được ghi trên mặt trước một phiếu chính làm phiếu ĐKCB. Mặt sau phiếu này sẽ ghi lại số lượng tài liệu được phân phối cho các kho; số tổng quát của chứng từ, chứng từ xuất kho. (mẫu 9)
Phương pháp này có những ưu và nhược điểm sau:
Ưu điểm:
- Nếu dùng để đăng ký tài liệu trong một mạng lưới thư viên hoặc một thư viện lớn se giúp người sử dụng thư viện dễ tìm tài liệu của trong các kho hoặc thư viện chi nhánh;
- Bảo đảm mô tả, phân loại thống nhất, thống kê chính xác;
- Thời gian xử lý tài liệu được rút ngắn và tập trung.
Nhược điểm:
-  Quản lý bằng phiếu rất phức tạp;
-  Nếu kho tài liệu sắp xếp theo số ĐKCB sẽ không thuận lợi.
4.4.2.3. Phương pháp đăng ký bằng máy tính:
Hiện nay nhiều thư viện tự động hoá đã ứng dụng tin học vào việc quản lý hệ thống thông tin-thư viện. Mỗi tài liệu khi nhập vào kho sẽ được biên mục và xếp giá vào các kho theo các ký hiệu riêng. Tất cả những dữ liệu này được lưu trữ trong CSDL, tích hợp với nhiều phân hệ để việc phục vụ tra cứu thuận lợi. Với sự hổ trợ của công nghệ thông tin, hoạt động thư viện hiện nay có được rất nhiều thuận lợi trong các khâu công tác từ bổ sung, quản lý, thống kê, tra cứu, phục vụ, …
4.4.3. Đăng ký báo và tạp chí
Báo chí là ấn phẩm định kỳ nên được nhập kho liên tục. Đăng ký báo chí có thể chia làm các giai đoạn:
4.4.3.1. Đăng ký nhan đề báo chí: Báo và tạp chí khi thư viện đặt mua phải được đăng ký vào sổ để theo dõi.
Mẫu đăng ký nhan đề báo (mẫu 5)
Cột 1. Ngày vào sổ Ngày ghi bằng số Ả Rập, tháng ghi bằng số La Mã, năm ghi bằng số Ả Rập.
Cột 2. Số thứ tự: đánh số liên tục.
Cột 3. Tên báo hoặc tạp chí
Cột 4. Tên cơ quan xuất bản
Cột 5. Năm bắt đầu là năm ra số báo đầu tiên của báo hoặc tạp chí.
Cột 6. Năm thư viện có
Cột 7. Ghi chú. Cột này ghi chú các loại báo chí đình bản, đổi tên, sát nhập các loại tạp chí hay báo thành tên mới, hoặc tách thành các loại mới,…
4.4.3.2. Theo dõi báo chí nhập vào thư viện: Báo và tạp chí khi nhập vào thư viện phải được đăng ký ngay. (mẫu 6)
v Phiếu theo dõi báo ngày, tuần: Mỗi tên báo một phiếu, được dùng trong một năm. (mẫu 7)
Có 2 phần:
Phần I. Mô tả báo. Gồm:
Tên báo
Cơ quan biên tập.
Năm bắt đầu.
Năm thư viện có.
Phần II.
Cột dọc là 12 tháng trong năm
Cột ngang là các ngày trong tháng
Phương pháp theo dõi báo hàng ngày: Ngày có báo nhập sẽ được ghi bằng số, ngày không phát hành để trống hoặc gạch chéo ô tương ứng.
v Phiếu theo dõi tạp chí: Tạp chí thường phát hành theo chu kỳ khác nhau, việc theo dõi tạp chí theo mẫu (mẫu 8) gồm 2 phần:
Phần I. Mô tả tạp chí
Tên tạp chí.
Cơ quan biên tập
Năm bắt đầu.
Năm thư viện có
ISSN:
Phần II. Gồm:
Cột dọc. Các năm
Dòng ngang: Các tháng trong năm và cột ghi chú để ghi các số đặc biệt và các số chỉ dẫn.
4.4.3.3. Đăng ký các tập báo chí được đóng thành tập: báo chí nhập và sử dụng một thời gian nhất định TV sẽ đóng thành tập theo qui định. Những tập báo chí được coi là đơn vị đăng ký và có thể tiến hành đăng ký cá biệt.
 
 
5. Xử lý kỹ thuật tài liệu:
Tất cả tài liệu nhập kho thư viện phải được xử lý kỹ thuật trước khi đưa ra sử dụng.
Xử lý kỹ thuật tài liệu nhằm mục đích là chuẩn bị cho việc quản lý, bảo quản và phục vụ.
Kết quả của việc xử lý kỹ thuật tài liệu là bảo đảm tài liệu trở thành tài sản Nhà nước. Nhờ việc xử lý kỹ thuật mà thư viện có thể tổ chức, sắp xếp trên giá kệ theo từng kho riêng biệt, phục vụ kịp thời và nhanh chóng theo yêu cầu của người sử dụng.
Tất cả các công đoạn xử lý kỹ thuật phải được thực hiện một cách cẩn thận, chính xác và không được làm biến dạng, hư hỏng hình dáng bên ngoài của tài liệu cũng như không ngăn trở việc sử dụng tài liệu của người sử dụng thư viện.
 5.1. Tiếp nhận tài liệu:
Tài liệu nhập vào thư viện theo nhiều nguồn khác nhau. Khi nhập vào thư viện nhất thiết phải có chứng từ hoặc biên bản kèm theo (hoá đơn, biên bản chuyển giao, …). Ngoài những chứng từ hoặc biên bản xác nhận số lượng tài liệu và sồ tiền, phải kèm theo một danh mục tài liệu. Khi nhận tài liệu viên chức thư viện phải kiểm tra thực tế tài liệu so với danh mục. Nếu phát hiện tài liệu thiếu hoặc hư hỏng thì phải lập biên bản. (Biên bản lập thành 2 bản, một bản thư viện giữ, bản thứ hai gửi về nơi cung cấp tài liệu để yêu cầu, khiếu nại.). (mẫu 12)
Nếu nhập lô tài liệu có hoá đơn, tài liệu mà không có danh mục kèm theo: Thư viện cần lập một danh mục tài liệu và số tiền cũng như số lượng tài liệu cho phù hợp với hoá đơn kèm theo.
Nếu có sự khác biệt cũng phải lập biên bản nêu sự chênh lệch về tên tài liệu, số lượng và giá tiền.
Đối với những tài liệu nhận được mà không có hoá đơn, chứng từ phải lập biên bản, trên những chứng từ, biên bản đã kiểm tra, người nhận phải ký tên và đóng dấu thư viện vào.
Vì tài liệu có liên quan đến chế độ kế toán, tài chánh nên các chứng từ, hoá đơn phải được lưu giữ cẩn thận.
5.2. Sửa chữa nhỏ: Ngay sau khi nhận tài liệu, viên chức thư viện phải xử lý sơ bộ như như rọc các trang dính; đóng, dán bìa bọc ngoài, dán các bản đính chính vào tài liệu, sửa chữa những chổ hư hỏng của tài liệu để chuẩn bị cho các bước tiếp theo trước khi đưa vào sử dụng.
5.3. Đóng dấu:
Chỉ đóng dấu những tài liệu nhập vào thư viện. Ý nghĩa của việc làm này là xác định chủ quyền của tài liệu thuộc về thư viện nào và cố định chúng vào thư viện đó.
-  Tài liệu sau khi đóng dấu trở thành tài sản của Nhà nước.
-  Tránh nhầm lẫn tài liệu giữa các thư viện.
-  Giúp cán bộ thư viện kiểm tra tài liệu thuộc thư viện mình.
-  Xác định tài liệu thuộc các kho.
Dấu được đóng ở trang tên sách trên những yếu tố xuất bản. Đối với những tài liệu quí hiếm dấu được đóng ở mặt sau của trang tên sách. Dấu thứ hai được đóng ở trang 17 (hoặc ở một trang khác) theo qui định của thư viện. Nếu tài liệu có các phụ bản rời thì các phụ bản phải được đóng dấu. Nếu tài liệu không đủ 17 trang thì dấu thứ hai được đóng ở trang trước của trang cuối cùng. Ở một số thư viện có thể quy định đóng dấu thứ hai ở trang 21, 25, trang 45, hoặc đóng ở 3 cạnh của tài liệu.
Đối với tạp chí đã đóng tập dấu được đóng giống sách.
Đối với báo dấu được đóng ở góc trên bên trái của báo.
Dấu có thể đóng góc trái của tờ rơi, các phụ bản
Khi đóng dấu tránh không làm cản trở việc đọc của người sử dụng
Dấu thư viện thường có hình vuông hoặc hình chữ nhật có thể kèm theo ô để ghi số ĐKCB của tài liệu (mẫu 10)
5.4. Ghi số ĐKCB:
Số đăng ký cá biệt được ghi ở những nơi có đóng dấu thư viện, trên túi sách và phiếu sách. Ở trang tên sách và trang 17, số ĐKCB ghi ở giữa lề trong song song với gáy sách. Số ĐKCB phải ghi bằng mực không phai hoặc đóng dấu nhảy số.
5.5. Ghi ký hiệu xếp giá: Ký hiệu xếp giá được ghi lên nhãn sách và bên phải trang tên sách chính.
Ký hiệu xếp giá được qui định thành lập như sau:
Đối với ĐKCB, thì ký hiệu xếp giá là số ĐKCB. Số này trùng với số được ghi vào góc trái của phích mô tả. (mẫu 10)
Đối với kho tài liệu xếp theo phân loại, thì ký hiệu xếp giá sẽ là: Ký hiệu phân loại và ký hiệu tên sách hay tên tác giả đã được mã hóa theo qui định của Thư viện Quốc gia. Ký hiệu này được cấu tạo theo dạng phân số, số trên là ký hiệu phân loại, số dưới là ký hiệu tên tác giả hoặc tên tài liệu đã mã hóa theo qui định.
Ví dụ:

Nếu thư viện dùng dấu hoặc nhãn ký hiệu xếp giá thì phải đóng dấu hoặc dán nhãn vào vị trí qui định cho ký hiệu xếp giá.
5.6. Dán nhãn: Giúp cho việc sắp xếp tài liệu trong kho và tìm kiếm tài liệu được dễ dàng.
Nhãn sách phải được viết bằng mực không phai, rõ ràng. Đối với sách mỏng, nhãn được dán vào góc phải bìa sau cách gáy sách và cạnh trên 1,5cm. Nếu vị trí đó có thông tin, có thể dán nhãn ở góc dưới bìa sau tài liệu cách gáy sách và cạnh dưới 1,5cm. Đối với tài liệu dày có gáy sách từ 1,5cm trở lên thì nhãn được dán ở gáy cách mép dưới 1,5cm. Trong trường hợp tài liệu có bao ngoài thì phải dán 2 nhãn, 1 nhãn dán ở bìa bao tài liệu, một nhãn dán ở bìa hoặc gáy sách. (mẫu   )
Đối với báo, tạp chí đã đóng thành tập, nhãn còn ghi năm và số của báo, tạp chí. Trên gáy các tập báo chí có thể ghi tên báo, tạp chí.
5.7. Làm phiếu sách: Phiếu sách dùng để ghi lược đọc của người sử dụng và có thể làm cơ sở để thống kê khi cần thiết, …
Phiếu sách ghi tên tài liệu, tên tác giả, số đăng ký cá biệt. Tài liệu có nhiều tập phải ghi rõ số tập. (mẫu 10)
5.8.  Dán túi sách: Túi sách để chứa phiếu sách. Túi này được dán ở mặt trong bìa sau của tài liệu. Nếu vị trí đó có thông tin có thể dán ở mặt sau bìa trước. Nếu tài liệu không có bìa và không có chổ dán túi sách thì phải đóng thêm bìa để dán túi sách.
5.9. Ghi các phụ bản rời: Ghi số lượng và loại phụ bản rời vào trang tên sách bên số đăng ký cá biệt.
6. Kiểm kê vốn tài liệu:
Kiểm kê vốn tài liệu thư viện là kiểm kê mỗi đơn vị bảo quản theo số đăng ký cá biệt để xác định sự tồn tại, cũng như tình trạng của nó trong kho.
Kiểm kê vốn tài liệu: là nhiệm vụ, trách nhiệm trong việc quản lý tài sản xã hội.
6.1. Mục đích: Kiểm kê vốn tài liệu giúp nắm vững được hiện trạng vốn tài liệu qua một thời gian hoạt động và qua đó xác định những biện pháp củng cố và hoàn thiện vốn tài liệu.
Kiểm kê vốn tài liệu không chỉ đơn thuần là kiểm tra về số lượng mà còn là biện pháp để đẩy mạnh các hoạt động thư viện, vì qua kiểm kê có thể phát hiện ra những sai sót trong quá trình xử lý kỹ thuật, trong quá trình lưu hành, trong bảo quản,… Trên cơ sở đó thư viện mới có thể hoàn thiện các khâu công tác, nâng cao hiệu quả phục vụ trong hoạt động thư viện.
6.2. Yêu cầu, nhiệm vụ:
w Xác định mức độ chính xác của diện bổ sung theo đúng tính chất, chức năng, nhiệm vụ, đối tượng của thư viện;
w Nắm được thực trạng của kho tài liệu về môn loại, số lượng;
w Phát hiện những sai sót trong khâu kỹ thuật, nghiệp vụ; những tài liệu hư hỏng, mất mác cần thay thế, tu sửa hoặc thanh lý để nâng cao chất lượng vốn tài liệu thư viện;
w Ổn định trật tự vốn tài liệu;
w Chấn chỉnh lại hệ thống mục lục, phản ảnh đúng nội dung vốn tài liệu;
6.3. Phân loại:
w Kiểm kê định kỳ: Qui định thời gian kiểm kê
Ví dụ: Ở Nga:
Kho tài liệu nhỏ hơn 10.000 TL kiểm kê 2 năm/lần
Kho tài liệu từ 10.000 – 50.000TL kiểm kê 3 năm/lần
Kho tài liệu lớn hơn 50.000 TL kiểm kê 5 năm/lần
w Kiểm kê đột xuất:
+ Theo qui định của Nhà nước
+ Thiên tai, hỏa hoạn.
+ Thay đổi viên chức thư viện
6.4.  Các hình thức kiểm kê.
w Kiểm kê từng bộ phận
w Kiểm kê đồng bộ
6.5. Tổ chức kiểm kê
w Giai đoạn chuẩn bị:
Thành lập Ban kiểm kê: Đại diện chính quyền + các đơn vị chức năng liên quan;
Thu thập các văn bản, biểu mẫu liên quan đến vốn tài liệu trong thời gian kiểm kê;
Thông báo cho độc giả - thu hồi sách.
w Tiến hành kiểm kê
w Tổng hợp, phân tích, lập biên bản kiểm kê. (mẫu 14)
w Tổng kết, đánh giá, rút kinh nghiệm.
6.6. Các phương pháp kiểm kê.
w Theo số đăng ký cá biệt: Áp dụng cho những kho sắp xếp theo số ĐKCB.
Ban kiểm kê có thể thành lập các tổ kiểm kê, mỗi tổ 2 người. Khi kiểm kê, một ngườI đọc số ĐKCB trong tài liệu, người kia đánh dấu vào sổ ĐKCB trong cột ghi năm kiểm kê. Sau đó rà soát lại sổ ĐKCB sẽ biết được tài liệu nào còn thiếu hoặc tình trạng của tài liệu.
w Theo phiếu kiểm tra:
Thường được áp dụng cho những kho tài liệu được xếp theo phân loại. Trước khi kiểm kê cần phải chuẩn bị phiếu kiểm kê. Tổ kiểm kê cũng gồm 2 người, một người cầm tài liệu đọc các yếu tố mô tả cần thiết như tên tài liệu, tên tác giả, số đăng ký cá biệt, … để người kia ghi vào phiếu (mỗi tài liệu một phiếu). Sau đó sắp xếp chúng lại theo số đăng ký cá biệt và đối chiếu với sổ ĐKCB. Kết quả sẽ cho biết những tài liệu nào thiếu trong kho.
w Kiểm kê bằng mục lục xếp giá:
w Theo mã vạch: Những thư viện đã được tự động hoá, công việc kiểm kê sẽ được tiến hành nhanh chóng và chính xác hơn.
Viên chức thư viện chỉ việc quét mã vạch tất cả tài liệu hiện có trong kho, đưa vào phần kiểm kê trong hệ thống quản lý thư viện. Máy tính sẽ xử lý và cho ra kết quả những tài liệu thiếu ngay sau đó.
Việc kiểm kê cần phải được thông báo trước và càng rộng rãi càng tốt để người sử dụng thư viện biết.

7. Bảo quản.
7.1. Khái niệm: Là biện pháp để đảm bảo sự toàn vẹn và hiện trạng vật lý bình thường của các tài liệu có trong thư viện
Bảo quản là mọi hoạt động nhằm làm chậm hoặc ngăn chặn sự hư hỏng của tài liệu bằng cách cung cấp môi trường phù hợp, bằng những qui định xử lý, lưu giữ tài liệu, những chính sách sử dụng tài liệu đúng cách, những chính sách về sửa chữa tu bổ, phục chế… các tài liệu hư hỏng, hoặc chuyển dạng tài liệu.
7.2. Ý nghĩa: Bảo quản tài liệu là bảo quản kho tàng văn hóa và tài sản của đất nước.
Công tác bảo quản tài liệu mang một ý nghĩa rất quan trọng đối với xã hội nói chung và hoạt động thư viện nói riêng.
Do sự mất thăng bằng giữa khai thác, sử dụng và bảo quản ð Mọi khâu trong công tác thư viện đều phải bao hàm bảo quản.
w Công tác bảo quản góp phần vào việc tăng cường nguồn lực thông tin và khả năng đáp ứng yêu cầu thông tin của các thư viện, nâng cao chất lượng phục vụ của tài liệu, không bị mất mát, hư hỏng, có khả năng thỏa mãn nhu cầu cho người đọc ở mức độ cao.
 w Công tác bảo quản góp phần tiết  kiệm ngân sách dành cho thư viện
 w Bảo quản làm tăng giá trị vốn tài liệu, giữ gìn được tài liệu qua các thời kỳ lịch sử.
 w Tăng tuổi thọ của tài liệu
Hiện nay vấn đề bảo quản đang được xã hội quan tâm
IFLA coi vấn đề bảo quản là chương trình trọng điểm của mình.
UNESCO cũng rất quan tâm tới bảo quản. Chương trình “Ký ức Thế giới” (Memory World) đã được thông qua trong kỳ họp Hội đồng tư vấn quốc tế ngày 16/9/1993. Với nội dung: “Kêu gọi chính phủ các nước hãy bảo vệ di sản chữ viết của loài người”
7.3. Nguyên nhân hư hỏng của tài liệu:
w Tự phân hủy (Lão hóa)
Sách, báo được làm từ giấy- giấy tạo nên từ cellulo, trong quá trình sản xuất người tra thường dùng axit để làm trắng giấy. Trong giấy có hàm lượng axit nhất định, bởi vậy dưới tác động của không khí và độ ẩm tương đối làm giấy bị phân hủy.
Mực, màu cũng làm từ hóa chất, với thời gian mực, màu sẽ bị phai. Băng từ sau một thời gian sử dụng từ tính sẽ bị giảm sút vì vậy những thông tin lưu trữ sẽ không còn nguyên vẹn.
w Tác động của môi trường.
Ánh sáng gây tác hại khá lớn cho tài liệu, làm giấy bị giòn, ố vàng, màu sắc, mực bị phai nhạt.
Độ ẩm gây tác hại cho tài liệu, nếu độ ẩm tương đối cao làm cho giấy bị thấm nước, mềm rã dễ bị nát, mặc khác tạo điều kiện cho nấm mốc hoạt động, phát triển, nếu khí hậu khô hanh làm cho giấy mất tính đàn hồi dễ rách.
Không khí: do có oxy dễ gây ra oxy hóa làm hư hỏng tài liệu
Đặc biệt nếu không khí bị ô nhiễm thì tác hại càng lớn
Trong không khí có thể có bụi hóa chất và bụi dạng rắn có thể tác hại cả về phương diện vật lý lẫn hóa học. Về cơ học gây biến dạng sách. Về hóa học nếu có bụi photpho, lưu huỳnh dễ tác động với hơi nước tạo thành axit ăn mòn giấy.
w Sinh vật: Sách báo là món  ăn tinh thần của loài người, nhưng là thức ăn ngon cho nhiều loài sinh vật.
Mối mọt, chuột, gián. sâu bọ…
Thiên tai- hỏa hoạn: Bảo lụt, động đất, cháy nổ…
w Con người:
Độc giả:
- Sử dụng nhiều
- Sử dụng thiếu văn hóa
- Phá hoại: cắt xén, đổi ruột…
Viên chức thư viện:
Thiếu trách nhiệm: không vệ sinh, không theo dõi độc giả sử dụng thư viện
Kẻ thù của văn minh tiến bộ xã hội: Tần Thủy Hoàng – đốt sách, chôn sống người
Phát xit: Trong chiến tranh thế giới thứ II Phát xít Đức đã phá hủy nhiều TV
7.4. Biện Pháp:
Hạn chế tác động của môi trường: Xây dưng trụ sở, trang thiết bị
Xây dựng nơi khô ráo, khửTHƯ VIỆN
Phương Tây Phương Đông
Biblio/theke  (Hy Lạp cổ) Tàng thư lâu  (Nhà Thương, Trung Quốc)
  Nhà tàng thư Trần Phúc (1001- Nhà Lý)
  Thiên Trường phủ tàng kinh (1295- Nhà Trần)





Đầu thế kỷ 20  bắt đầu nhận ra sự khác biệt giữa vốn tài liệu và thư viện.
Đầu tiên trong các tài liệu chuyên môn tại Đức, xuất hiện thuật ngữ  “Derfond” à Latin à Pháp: Fandus: có nghĩa là cơ sở, bệ, đáy nền.
Giữa thế kỷ 20  khái niệm vốn tài liệu được hình thành: “Vốn tài liệu là tổng hợp các xuất bản phẩm, các bản thảo và các tài liệu khác có trong thư viện tạo điều kiện cho việc sử dụng của người đọc.”
Cuối thế kỷ 20, khái niệm mới hoàn thiện và được đưa vào thuật ngữ  chuyên ngành.
Từ điển thuật ngữ thư viện học (Liên Xô): “Vốn tài liệu là bộ sưu tập các xuất bản phẩm và các vật mang tin được hình thành phù hợp với chức năng của thư viện để sử dụng có tính chất xã hội, phù hợp với chức năng và được giới thiệu nhiều phương diện với sự trợ giúp của hệ thống mục lục.”
Trong Pháp lệnh thư viện – Điều 3 mục 2:
“Vốn tài liệu thư viện là những tài liệu được sưu tầm, tập hợp theo nhiều chủ đề, nội dung nhất định, được xử lý theo qui tắc, qui trình khoa học của nghiệp vụ thư viện, để tổ chức phục vụ người đọc đạt được hiệu quả cao và được bảo quản.”
1.2. Vai trò, vị trí của vốn tài liệu.
1.2.1. Với xã hội:
w Vốn tài liệu là kho tàng văn hóa vừa có giá trị về phương diện vật chất, vừa có giá trị về phương diện tinh thần. Vốn tài liệu  gìn giữ, tàng trữ  những  kinh nghiệm sản xuất, đấu tranh của nhiều thế hệ, những thành tựu mà con người đạt được, có thể nói vốn tài liệu là sản phẩm vô giá, nếu bị tổn thất không thể nào bù đắp được.
 w Là tiêu chí đánh giá sự phát triển cũa xã hội. Việc phát minh ra sách đã gây đột biến trong sư phát triển lịch sử xã hội, làm cho xã hội loài người từ thời kỳ mông muội sang thời đại văn minh. Sách vở, tài liệu phản ảnh trình độ phát triển văn hóa, khoa học của một quốc gia… Chủ tịch Hồ Chí Minh cũng đã coi sách vỡ là tiêu chí đánh giá sự phát triển của xã hội loài người: “Số sách vỡ nhiều hay ít cũng chứng tỏ trình độ văn hóa của một dân tộc thấp hay cao”.
1.2.2. Đối với thư viện
Vốn tài liệu là tiêu chuẩn hình thành thư viện cũng như xếp hạng thư  viện.
IFLA (Liên hiệp các hiệp hội thư viện thế giới) qui định, muốn xây dựng TV công cộng phải có vốn tài liệu ban đầu là 6000 đơn vị tài  liệu.
Việt Nam:  Điều 9, Pháp lệnh thư viện: thư viện được thành lập khi có những điều kiện sau: Vốn tài liệu – Trụ sở-trang thiết bị – Người có chuyên môn – Kinh phí
Theo thông tư số 56/2003/TT-BVHTT ngày 16/6/2003: Để xây dựng thư viện tỉnh phải có 30.000 tài liệu đối với tỉnh đồng bằng và 20.000 tài liệu đối với tỉnh miền núi. Để xây dựng thư viện huyện  phải có 3000 tài liệu đối với các huyện đồng bằng, 2000 tài liệu đối với miền núi.
Ä Vốn tài liệu là cơ sở cho mọi hoạt động  của thư viện:
w Biên soạn thư mục: Chất lượng của thư mục biên soạn phụ thuộc vào vốn tài liệu.
w Xây dựng CSDL: Số biểu ghi nhiều hay ít phụ thuộc vào vốn tài liệu
w Khả năng thỏa mãn nhu cầu của độc giả phục thuộc rất lớn vào vốn tài liệu.
w Vốn tài liệu giúp thư viện hình thành các chức năng  phục vụ: Tàng trữ, luân chuyển tài liệu …
w Vốn tài liệu góp phần phát triển kinh tế, khoa học, văn hóa xã hội cho địa phương.
w Triễn lãm sách: Nếu vốn tài liệu phong phú thì triển lãm sẽ hấp dẫn và ngược lại.
2. Tổ chức vốn tài liệu
2.1. Ý nghĩa:
Bất kỳ một thư viện nào, đều phải tiến hành tổ chức vốn tài liệu một cách khoa học, hợp lý mới có thể khai thác sử dụng tối đa tài liệu đã có trong thư viện. Có thể nói tổ chức vốn tài liệu tạo điều kiện thuận lợi cho việc sử dụng, đáp ứng nhu cầu và tăng cường việc luân chuyển tài liệu. Tổ chức vốn tài liệu là để phân biệt giữa vốn tài liệu với kho tàng, tàng trữ tài liệu.
2.2. Phân chia vốn tài liệu:
Để  thuận tiện cho việc sử dụng cũng như bảo quản, việc phân chia vốn tài liệu thành nhiều bộ phận là rất cần thiết:
2.1.1  Theo dấu hiệu hình thức tài liệu :
w Kho sách;
w Kho báo, tạp chí;
w Kho luận văn, luận án;
w Kho tranh ảnh;
w Kho bản đồ…
2.1.2. Theo dấu hiệu ngôn ngữ
w Kho tài liệu tiếng Việt;
w Kho tài liệu tiếng Anh; …
2.1.3. Theo dấu hiệu thời gian
w Kho tài liệu trước 1975;
w Kho tài liệu từ 1975 đến nay; …
2.1.4 Theo dấu hiệu hình thức  phục vụ
w Kho đóng;
w Kho mở (tự chọn): - vốn tài liệu phong phú - Nhu cầu xác định - Ý thức phục vụ và ý thức sử dụng thư viện tốt.
2.1.5. Theo dấu hiệu chức năng, nhiệm vụ.
w Kho chính (tổng kho) bao gồm tất cả tài liệu từ khi thành lập: đây là kho tổng hợp đầy đủ nhất có khả năng đáp ứng nhu cầu cao;
w Kho phụ phòng đọc;
w Kho phụ phòng mượn;
w Kho lưu động: phục vụ ngoài thư viện, hổ trợ cho các chi nhánh
w Kho dự trữ, trao đổi: kho này không phục vụ, gồm các tài liệu thừa, trùng bản, không phù hợp; …
v Thực tế:
w Thư viện công cộng phân chia:
Kho đọc (chính), mượn, kho báo, tạp chí, tra cứu, địa chí, lưu động, dự trữ, ngoại văn…
w Thư viện đại học, cao đẳng thường chia theo: kho sách, báo chí, tra cứu, giáo trình, tài liệu không công bố…
w Thư viện trường học, chia theo: kho sách giáo khoa, kho nghiệp vụ, kho tham khảo…
  1. Sắp xếp tài liệu:
Sắp xếp tài liệu là khâu cuối của chu trình sách trong thư viện, nó ảnh hưởng trực tiếp đến việc sử dụng và bảo quản vốn tài liệu.
3.3.1. Yêu cầu:
w Thuận tiện cho việc sử dụng: Phải đảm bảo phục vụ nhanh, chính xác.
w Tiết kiệm được diện tích.
w Giúp cán bộ thư viện nắm vững thành phần kho tài liệu tạo điều kiện hướng dẫn người sử dụng khai thác kho tài liệu một cách có hiệu quả.
w Thuận tiện cho công tác bảo quản.
3.3.2. Cách sắp xếp:
 

3.3.2.1. Sắp xếp tài liệu theo nội dung:
v Ưu điểm :
Ÿ Tập trung được tài liệu theo môn loại hoặc chủ đề;
Ÿ Giúp người đọc dễ tìm tài liệu;
Ÿ Giúp cán bộ thư viện nắm vững thành phần của tài liệu trong kho;
Ÿ Phù hợp với hình thức kho mở.
v Nhược điểm:
Ÿ Không tiết kiệm diện tích, sau mỗi môn loại, chủ đề phải chừa một khoảng trống  của kệ sách để dự trữ cho tửng môn loại;
Ÿ Khó khăn khi phải di chuyển.
v Thuờng phối hợp phân loại với  chữ cái
3.3.2.2. Sắp xếp tài liệu theo  hình thức:
v Ưu điểm:
Ÿ Tìm tài liệu nhanh;
Ÿ Tiết kiệm diện tích.
v Nhược điểm:
Ÿ Tài liệu có cùng nội dung sẽ bị phân tán;
Ÿ Cán bộ thư viện khó nắm vững được thành phần kho tài liệu;
Ÿ Phải có sự hổ trợ của hệ thống mục lục.
Sắp xếp theo vần chữ cái: Tên tài liệu hoặc tên tác giả
Sắp xếp theo thời gian: Căn cứ vào thời gian xuất bản theo thứ tự chữ cái.
A xếp theo theo thời gian trước công nguyên
B xếp theo năm 01 – 99
C xếp theo năm 1000 – 1499
D xếp theo năm 1500 – 1599
Z xếp theo năm 2000 - …
Sắp xếp theo địa lý: Quốc gia in ấn tài liệu (không hợp lý)
Sắp xếp theo ngôn ngữ:  Căn cứ vào ngôn ngữ chính văn.
Các thư viện lớn thường xếp:
V:  Tiếng Việt
L:  Latin

Sắp xếp theo số đăng ký cá biệt: Đơn giản, dễ dàng, tiết kiệm diện tích, kiểm kê thận lợi; nhưng nội dung bị phân tán.
Sắp xếp theo khổ cở:
-  Khổ nhỏ hơn 19 cm (N)
-   Khổ vừa từ 19 – 27 cm  (V)
-   Khổ lớn từ 27 cm trở lên (L)
Sắp xếp theo xếp giá cố định:
Ví dụ:  M     ð   M: kho --  15: vị trí 15 --   20: Giá sách
Sắp xếp tài liệu phối hợp:
v Phân loại – chữ cái
v Khổ - Đăng ký cá biệt
Ví dụ:  VN19822: Ngôn ngữ - Khổ - Đăng ký cá biệt
            LV12345: Ngôn ngữ - Khổ - Đăng ký cá biệt    
            VL13245/99: Ngôn ngữ-Khổ-Đăng ký cá biệt-Thời gian
v Chữ cái – thời gian (đối với báo/ tạp chí)
Nhìn chung việc tổ chức và sắp xếp vốn tài liệu trong thư viện như thế nào để: “Dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy, dễ sử dụng và bảo quản”
4. Đăng ký tài liệu.
4.1. Ý nghĩa:
Sách báo của thư viện là tài sản của Nhà nước. Mỗi cuốn sách, mỗi tờ báo hay tạp chí nhập vào thư viện đều phải được giữ gìn một cách cẩn thận.
Đăng ký tài liệu ngoài ý nghĩa để bảo quản tốt vốn tài liệu là cơ sở làm công tác thống kê, báo cáo vì công tác này cần phải có những số liệu chính xác. Những con số chính xác đó cũng giúp cho thư viện nắm biết rõ hiện trạng vốn tài liệu trong thư viện, để có kế họach bổ sung đúng hướng. Trên cơ sở đăng ký tài liệu còn để đặt kế hoạch cho việc phát triển thư viện.
Đăng ký là biện pháp tốt nhất giúp cho việc quản lý vốn tài liệu thư viện luôn ở trạng thái động.
Thư viện: nhập – thanh lý tài liệu: là tài liệu tỉnh.
Tài liệu đưa ra phục vụ - độc giả trả tài liệu  là tài liệu quay vòng; để có thể theo dõi những biến động trong thành phần vốn tài liệu  cần phải tiến hành đăng ký.
Tóm lại: Điều kiện tài liệu cho biết được hiện trạng của vốn tài liệu về số lượng cũng như chất lượng. Trên cơ sở đó xây dựng kế hoạch công tác cho từng thời kỳ. Ngoài ra số liệu đăng ký còn giúp cho thư viện thực hiện chế độ báo cáo hàng năm, hàng quý hoặc đột xuất, giúp các cấp quản lý nắm được tình hình phát triển thư viện cũng như vốn tài liệu đã có.
4.2. Yêu cầu:
- Công tác đăng ký tài liệu phải được thực hiện một cách thường xuyên và kịp thời với những nguyên tắc thống nhất được thực hiện có tính bắt buộc trong tất cả các thư viện. Nếu không tài liệu sẽ không thể đưa ra phục vụ cho người sử dụng hoặc nếu đưa ra phục vụ những tài liệu chưa đăng ký, chưa xử lý kỹ thuật thì dễ dàng bị mất mà không thể thu hồi được.
- Những khoản ghi trong sổ ĐKTQ phải đầy đủ rõ ràng và chính xác, không được tẩy xóa, sửa chữa. Nếu có sửa chữa phải được người có trách nhiệm chứng nhận và ký tên ở phần phụ ghi.
- Biểu mẫu, sổ sách đơn giản nhưng phải thể hiện rõ những thông tin cần thiết.
-     Trong khi đăng ký,
4.3. Tác dụng của việc đăng ký tài liệu
-  Đảm bảo tính đầy đủ và chính xác của tài liệu trong thư viện. thông qua việc vào sổ, xáo sổ đăng ký mỗi một tài liệu của thư viện sẽ có đầy đủ bằng chứng để tra cứu, ngăn ngừa tổn thất nhằm nâng cao hiệu quả phục vụ.
-  Thông qua việc đăng ký tài liệu có thể kịp thời phản ảnh tình hình hoạt động của toàn thư viện, làm cơ sở để hoạch dịnh kế hoạch công tác thư viện nói chung và kế hoạch xây dựng kho sách nói riêng.
-  Việc đăng ký tài liệu có thể nêu lên những thống kê gọn và chính xác làm cơ sở để báo cáo, tổng kết công tác thư viện.
- Muốn phát huy được tác dụng của việc đăng ký tài liệu trong thư viện cần phải xây dựng, kiện toàn chế độ đăng ký, làm cho việc đăng ký đạt được yêu cầu vừa nghiêm ngặt vừa giản tiện, bảo đảm được tính chính xác và tính hoàn chỉnh công tác đăng ký, tăng cường an toàn cho tài sản để phát huy đầy đủ tác dụng của kho sách thư viện vừa có thể tinh giản những hạng mục và trình tự không cần thiết phải có trong công tác đăng ký là cho cán bộ thư viện được giải phóng ra khỏi những công việc sự vụ hàng ngày để phục vụ cho người sử dụng thư viện được tốt hơn. Đối với mọi tư tưởng coi nhẹ công tác đăng ký hoặc thực hiện đăng ký chỉ để đăng ký, … là biểu hiện của thái độ thiếu trách nhiệm đối với tải sản công cộng.
4.4. Các loại đăng ký và phương pháp đăng ký tài liệu.
4.4.1. Đăng ký tổng quát (ĐKTQ): là đăng ký từng lô, từng đợt nhập tài liệu vào thư viện có một chứng từ kèm theo vào sổ.
Qua sổ đăng ký tổng quát có thể cung cấp những thông tin khái quát của tài liệu như khối lượng tài liệu, khối lượng chung, khối lượng riêng cho từng lãnh vực, từng ngôn ngữ.
4.4.1.1. Tác dụng của đăng ký tổng quát:
Thông qua đăng ký tổng quát có thể kịp thời nắm bắt toàn bộ tình hình của các kho tài liệu gồm: Nhập tài liệu vào thư viện, xuất tài liệu khỏi thư viện và tình hình biến động của kho tài liệu, phân phối tài liệu cho các kho, …
Đăng ký tổng quát tiện lợi cho việc biên soạn những bảng thống kê, tàng trữ tài liệu, kiểm tra nguyên nhân xáo sổ, tạo điều kiện nâng cao chất lượng của công xây dựng vốn tài liệu và công tác bảo quản.
4.4.1.2. Phương pháp đăng ký tổng quát
Căn cứ vào chúng từ ghi lại số lượng chung của từng lô tài liệu nhập vào thư viện. Số lượng tài liệu theo từng môn loại. Căn cứ vào chứng từ xuất kho để ghi tổng tài liệu xuất khỏi thư viện. Tài liệu xuất kho thống kê theo môn loại, theo nguyên nhân, theo ngôn ngữ,… Cuối mỗi quí, mỗi năm sẽ tổng kết phần nhập để nắm thực trạng kho tài liệu. Các chứng từ nhập xuất tài liệu phải được lưu lại theo thứ tự nhập xuất trong sổ đăng ký tổng quát.
4.4.1.3. Đơn vị đăng ký tổng quát là những chứng từ, tài liệu nhập vào thư viện.
- Tài liệu mua phải có hoá đơn,
- Tài liệu lưu chiểu phải có phiếu nộp lưu chiểu của các cơ quan xuất bản,
- Tài liệu được tặng hoặc tài trợ phải có chứng từ của nơi tặng, tài trợ.
- Nếu có lô tài liệu nhập vào thư viện chưa hoặc không có chứng từ, thư viện phải lập biên bản để làm chứng từ cho việc đăng ký tổng quát.
Lưu ý:
- Tài liệu ngoại văn chỉ có giá bằng ngoại tệ thì phải quy đổi ra tiền Việt Nam theo tỷ giá hối đoái văn hoá phẩm phi mậu dịch.
- Tài liệu không có giá có thể giải quyết theo 2 cách:
Thư viện lập hội đồng định giá, dựa vào giá thị trường để định giá cho xác thực
Thư viện quy định giá trang in tài liệu để tính giá cho tài liệu đó.
4.4.1.4. Cách ghi vào sổ ĐKTQ:
v Sổ ĐKTQ chung cho toàn thư viện: (mẫu 1)
Toàn bộ tài liệu nhập xuất của thư viện phải được ghi đầy vào Sổ ĐKTQ chung cho toàn thư viện trong đó có ghi lại sự  phân phối cho các kho, các nguồn bổ sung, loại hình tài liệu, ngôn ngữ, …
Nội dung sổ ĐKTQ của toàn thư viện gồm:       
Cột 1. Ngày vào sổ: Ngày ghi bằng số Ả Rập, tháng ghi bằng số La Mã
Cột 2. Số thứ tự. Nếu nguồn tài liệu nhập ít có thể ghi liên tục.
Nếu tài liệu nhập nhiều có thể mỗi năm hoặc  vài năm quay lại 1 lần bắt đầu bằng số 1 (do thư viện qui định)
Số thứ tự trong sổ ĐKTQ gọi là số đăng ký tổng quát. Số này được ghi vào hoá đơn, chứng từ nhập lô tài liệu. Để tránh trùng nhau giữa số ĐKTQ và số ghi vào chứng từ. Số ĐKTQ ghi vào chứng từ kèm theo năm nhập của chứng từ.
Cột 3. Tổng số. Cột này được chia làm 2: cột ghi số lượng nhan đề và cột ghi số lượng bản tài liệu nhập vào thư viện.
Cột 4. Giá tiền. Phải ghi đầy đủ
Cột 5. Nguồn bổ sung: được chia ra nhiều cột nhỏ, mỗi cột là một nguồn bổ sung (Mua, trao đổi, tặng, sao chụp, khác)
Cột 6. Loại hình tài liệu: Có nhiều cột nhỏ phân rõ các loại hình tài liệu (Sách, luận án, tranh, bản nhạc, bản đồ, khác)
Cột 7. Ngôn ngữ tài liệu: Có nhiều cột nhỏ, mỗi cột là một ngôn ngữ của tài liệu nhập
Cột 8: Phân phối các kho. Mỗi cột là một kho của thư viện. Trong mỗi kho được chia ra 2 phần, một phần ghi số lượng nhan đề nhập, một phần ghi số lượng bản tài liệu nhập vào kho.
v Sổ ĐKTQ của từng kho: Nếu thư viện có tổ chức các kho khác nhau thì các kho này đều phải có sổ đăng ký tổng quát riêng theo mẫu qui định. Sổ ĐKTQ cho từng kho có 3 phần:
Phần I. Tổng số sách báo nhập kho:
Phần này nhập tài liệu vào thư viện có 24 cột: Đăng ký tài liệu nhập (mẫu 2)
Cột 1. Ngày tháng vào sổ: Ngày ghi bằng số Ả rập, tháng ghi bằng số La Mã.
Cột 2. Số thứ tự: Nếu số lần nhập tài liệu trong năm nhiều thì số thứ tự có thể được ghi bắt đầu từ số 1 mỗi năm. Nếu số lần nhập tài liệu mỗi năm ít thì có thể ghi liên tục từ năm này sáng năm khác. Thư viện cũng có thể quy định thời gian cho việc ghi số thứ tự phù hợp với thư viện mình. Số thứ tự trong sổ ĐKTQ gọi là số tổng quát, số này được ghi vào chứng từ kèm theo và chứng từ được sắp xếp theo số tổng quát của từng năm để xác định đã nhập, được lưu lại và dễ kiểm tra khi cần.
Cột 3. Nguồn cung cấp: Ghi cơ quan phát hành, nhà sách hoặc tên người/ cơ quan tặng/ tài trợ.
Cột 4. Số và ngày của chứng từ: Căn cứ vào:
- Số và ngày được ghi trên hoá đơn.
- Số và ngày được ghi trên phiếu nộp lưu chiểu
- Số và ngày được ghi trên chứng từ tặng hoặc tài trợ
- Sách nhập không chứng từ thì ghi số biên bản và ngày  lập biên bản.
Cột 5. Tổng số sách báo: Ghi số lượng chung
Cột 6. Có bao nhiêu báo: Trong trường hợp tài liệu nhập có cả báo thì ghi cụ thể trong tổng số có bao nhiêu báo, tạp chí.
Cột 7. Giá tiền: Phải ghi đúng và đầy đủ.
Cột 8 đến cột 19. Phân loại tài liệu theo nội dung: ghi số lượng tài liệu đã phân loại theo nội dung vào các cột tương ứng. Khi phân tài liệu theo nội dung cần kiểm tra xem tổng số cộng từ cột 8 đến cột 19 phải bằng số lượng ở cột 5.
Cột 20 đến 23. Phân loại theo ngôn ngữ. Có thể tùy theo từng thư viện để phân loại theo ngôn ngữ. Tổng số cộng từ cột 20 đến cột 23 phải bằng số lượng ở cột 5.
Cột 24. Phụ chú. Có thể ghi các sai sót, xác định lại các số ghi không rõ hoặc ghi chú số ĐKCB của tài liệu đó.
Lưu ý: mỗi trang trong phần nhập bắt đầu từ dòng thứ 2. Dòng thứ nhất dùng để ghi mang sang tổng số tài liệu nhập từ trang trước.
Phần II. Tổng số sách báo xuất kho:
Ghi chép tài liệu xuất kho.
Trong quá trình phục vụ, kho tài liệu có thể bị hao hụt bởi nhiều lý do khác nhau: Hư hỏng, lỗi thời, mất mác,… Những tài liệu này cần phải được thống kê và lập thủ tục xuất khỏi kho thư viện, chứng từ xuất kho phải được trưởng đơn vị phê duyệt. Nếu tài liệu xuất kho cho các thư viện khác phải lập 02 chứng từ, một gửi cho bên nhận, một lưu lại tại thư viện (mẫu 3)
Trong phần II của sổ ĐKTQ ghi lại số liệu xuất. Mỗi trang trong phần II cũng được bắt đầu từ dòng thứ 2 và cuối mỗi trang cũng cộng số lượng mỗi cột chuyễn sang dòng thứ nhất của trang sau và ghi “mang sang”.
Cột 1. Ngày tháng vào sổ: Ngày ghi bằng số Ả Rập, tháng ghi bằng số La Mã, năm ghi bằng số Ả Rập.
Cột 2. Số biên bản: Ghi theo thứ tự số biên bản liên tục năm này sang năm khác.
Cột 3. Ngày phê chuẩn biên bản: Ghi bằng số Ả Rập.
Cột 4 đến 6. Ghi theo số lượng trong chứng từ xuất.
Cột 7 đến 23: Ghi như phần nhập
Cột 24 đến 27. Ghi số lượng tài liệu xuất kho theo từng lý do.
Phần III. Tình hình kho tài liệu hàng quý, hàng năm. Cho biết hiện trạng của kho tài liệu theo từng thời điểm.
Mỗi quý, mỗi năm  phải sơ kết các phần nhập, xuất; sau đó ghi vào phần III. Sự chênh lệch giữa phần nhập và phần xuất sẽ chỉ rõ hiện trạng tài liệu thực tế trong thư viện. (mẫu 4)
Ví dụ:  Hiện còn đến  …  
            Quý … Nhập                     
            Quý … xuất …
            Hiện còn đến …
4.4.2. Đăng ký cá biệt (ĐKCB):
Đăng ký cá biệt là cung cấp thông tin cụ thể, chi tiết về từng tài liệu trong thư viện. Tài liệu sau khi được đăng ký tổng quát, sẽ được đăng ký từng tài liệu vào sổ đăng ký riêng. Sổ này được gọi là sổ ĐKCB.
§ Số ĐKCB: là số liên tục – không được đảo số, nhảy số
§ Trong sổ ĐKCB được đăng ký bằng ngôn ngữ xuất bản của tài liệu.
Thống nhất đơn vị đăng ký.
+ Quyển (cuốn) sách
+ Tạp chí > 49 tr = 1 đơn vị;
+ Báo Đóng tập hàng tháng (chưa thống nhất).
Có nhiều hình thức ĐKCB.
4.4.2.1. Sổ ĐKCB của các thư viện thuộc Bộ Văn Hoá: qui định một mẫu đăng ký thống nhất như sau: (mẫu 5)
Mỗi sổ ĐKCB có 2000 đơn vị đăng ký.
Đơn vị đăng ký là một ấn phẩm. Đối với báo và tạp chí là tập báo chí đã đóng thành tập (Tuỳ theo quy định của mỗi thư viện)
Mỗi đơn vị đăng ký chỉ được đăng ký 1 dòng.
Mỗi trang có 25 đơn vị đăng ký, mỗi 5 dòng có 1 dòng đậm. Mục đích là giúp người đăng ký kiểm tra xem ghi có đúng hay không vì cứ đến con số ngay bên trên dòng đậm phải là số 5 hoặc số 0.
Bìa của sổ ĐKCB ghi tên thư viện. Số thứ tự của sổ, bắt đầu từ ngày… đến ngày, tháng, năm. Từ số đăng ký … đến số đăng ký.
Cách ghi vào sổ ĐKCB:
Đầu trang ghi năm đăng ký cá biệt tài liệu bằng số Ả Rập.
Cột 1: Ngày vào sổ. Ngày ghi bằng số Ả Rập, tháng ghi bằng số La Mã, dấu phân cách là dấu chéo (/). Ví dụ ngày 12 tháng 6 thì ghi 12/VI.
Khi bắt đầu đăng ký tài liệu của một chứng từ phải ghi đầy đủ ngày tháng. Khi sang trang mới phải ghi lại ngày tháng trên đầu trang.
Cột 2. Số thứ tự. có thể đánh liên tục nếu hàng năm thư viện nhập ít tài liệu. Nếu thư viện nhập nhiều tài liệu số thứ tự có thể quay lại.
Ký hiệu kho tài liệu kết hợp với số thứ tự trong số ĐKCB và năm đăng ký được gọi là số đăng ký cá biệt của ấn phẩm.
Cột 3. Tên tác giả và tên tài liệu:
Tác giả- Nếu tài liệu có 1 tác giả thì ghi họ tên tác giả bằng chữ in hoa. Nếu tác giả thì ghi cả 2. Tài liệu có 2- 3 tác giả tên ghi tác giả đầu và chấm 3 chấm (…)
Nếu tài liệu có từ 4 tác giả trở lên thì cột này ghi tên tài liệu.
Tác giả phương Tây thì ghi họ trước, tên và chữ đệm ghi sau.
Tên tài liệu: Ghi nguyên văn như trên trang tên sách.
Nếu tên tài liệu quá dài, có thể ghi lược những chữ đầu và 3 chấm, hoặc ghi những chữ đầu + 3 chấm + những chữ cuối.
Ví dụ: Tên tài liệu là  “Bộ luật lao động và quy định mới về tiền lương bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế” có thể ghi:
“Bộ luật lao động và quy định mới về tiền lương …
Hoặc: “Bộ luật lao động … bảo hiểm y tế”
Cột 4: kiểm kê. Gồm một số cột nhỏ để sử dụng khi có đợt kiểm kê kho tài liệu. Ghi 2 số cuối của năm kiểm kê. Nếu không tiến hành kiểm kê bằng số đăng ký cá biệt thì không ghi vào các cột này.
Cột 5: Xuất bản. Gồm:
-     Nơi xuất bản: là tên địa phương mà cơ quan xuất bản đóng ở đó. Nơi xuất bản thường được ghi ở trang bìa và trang tên sách gần tên nhà xuất bản.
Nếu nơi xuất bản không tìm thấy trong tài liệu mà cán bộ thư viện tìm được bên ngoài thì ghi trong ngoặc vuông [ ]
Nếu tài liệu có hai nơi xuất bản thì ghi cả hai nơi giữa dấu gạch nối (-)
Nếu tài liệu có từ 3 nơi xuất bản trở lên thì ghi tên nơi xuất bản quan trọng và chấm 3 chấm (…)
Trường hợp không tìm được nơi xuất bản thì ghi chữ [KĐ] (Không địa điểm xuất bản)
Một số nơi xuất bản có chữ viết tắt thông dụng thì ghi chữ viết tắt như:
H. : Hà Nội
TP. HCM. : Thành phố Hồ Chí Minh
N.Y.: Nữu Ước …
Những nơi khác ghi đầy đủ.
-     Năm xuất bản: Là năm ấn loát tài liệu, thường được trình bày gần nơi nhà xuất bản ở trang bìa hoặc trang tên sách và phải được ghi đầy đủ cả 4 số bằng số Ả Rập, ví dụ 2009, 2010 ... Nếu không tìm thấy trong tài liệu ta có thể lấy năm nộp lưu chiểu, thường được ghi ở cuối tài liệu.
Nếu năm xuất bản không tìm thấy trong tài liệu mà cán bộ thư viện tìm được bên ngoài thì ghi năm xuất bản trong dấu ngoặc vuông [ ]
Trường hợp không tìm được năm xuất bản thì ghi [KN] (Không năm xuất bản).
Cột 6. Giá tiền: Ghi giá tiền đang sử dụng
Nếu tài liệu mới phát hành: Ghi giá bìa
Nếu tài liệu cũ phải định giá (như phần lập biên bản tài liệu không có chứng từ)
Tài liệu ngoại văn phải qui ra theo tỉ giá hối đoái hiện hành.
Cột 7. Số vào sổ tổng quát là số thứ tự trong sổ ĐKTQ trùng với số thứ tự ghi trên chứng từ kèm theo.
Cột 8. Môn loại là ký hiệu phân loại sơ bộ của nội dung tài liệu.
Cột 9. Ngày và số biên bản xuất. Cột này chỉ ghi khi có tài liệu được phê duyệt xuất ra khỏi kho. Khi tài liệu được xuất ra khỏi kho thì dòng này nên được gạch bằng loại mực khác màu.
Cột 10. Phụ ghi. Cột này có thể ghi xác nhận những sai sót trong lúc đăng ký hoặc lý do xuất kho,…
Lưu ý:
-     Đối với những tài liệu giống nhau khi đăng ký có thể không nhắc lại mà có thể ghi  gạch ngang (-) hoặc dấu sao (*),…
-     Trong các cột nếu dòng trên và dòng dưới giống nhau cũng có thể không ghi nhắc lại mà có thể ghi  gạch ngang (-) hoặc dấu sao (*), … Trừ cột giá tiền.
-     Tài liệu nhiều tập phải ghi rõ số tập.
-     Chữ viết trong sổ ĐKCB phải được viết theo chữ in, rõ ràng, sạch sẽ.
-     Trong khi đăng ký, nếu phát hiện những sai sót mà không thể sửa chữa ngay được như trùng số, nhảy số,… thì phải ghi vào cuối sổ có chữ ký chứng nhận của người có trách nhiệm phụ trách thư viện.
-     Cột giá tiền cuối trang không cộng lại
-     Đối với cột môn loại chỉ ghi ký hiệu môn loại chính theo quy định trong phân loại.
-     Việc thay sổ ĐKCB mới cần phải có quyết định của cơ quan quản lý cấp trên trực tiếp của thư viện về việc đăng ký lại kho tài liệu. Khi đăng ký lại cũng tiến hành từ tài liệu đầu tiên hiện đang còn trong kho trở đi, lấy từng tài liệu xóa số ĐKCB cũ và ghi số ĐKCB mới vào. Giá tiền ghi theo giá cũ, các cột kiểm kê, ngày và biên bản xuất để trống. Các sổ ĐKCB cũ vẫn phải giữ lại làm chứng từ.
-     Sổ ĐKCB là tài liệu rất quan trọng của thư viện nên phải được giữ gìn, bảo quản lâu dài, cẩn thận. Cuối mỗi sổ ĐKCB phải có chứng thực của người quản lý và cơ quan quản lý thư viện ghi nhận số tài liệu đã được đăng ký từ số … đến số…
Ưu điểm của sổ ĐKCB:
-     Mỗi tài liệu có một dòng đăng ký rõ ràng;
-     Mỗi tài liệu có một số đăng ký riêng;
-     Nhìn vào sổ đăng ký và các trang đăng ký có thể biết rõ tài liệu nhập vào kho.
Nhược điểm của sổ ĐKCB:
-     Số ĐKCB tăng nhanh, bộ phận nghiệp vụ phải quản lý nhiều sổ;
-     Đăng ký trùng nhiều động tác lặp nên mất thời gian. Ví dụ một nhan đề có 30 bản sẽ phải đăng ký 30 lần;
-     Phân loại sơ bộ khi đăng ký và phân loại chi tiết khi biên mục có thể không thống nhất dẫn đến thống kê nội dung vốn tài liệu có thể không chính xác;
-     Mô tả khi đăng ký và mô tả phích có thể không thống nhất dẫn đến việc tra tìm tài liệu sẽ gặp khó khăn.
4.4.2.2. Đăng ký cá biệt bằng phiếu.
Đơn vị đăng ký là nhan đề ấn phẩm. Mỗi nhan đề được ghi bằng một số thứ tự số lượng tài liệu được phân phối cho các kho. Mỗi kho có một ký hiệu riêng. Ký hiệu cá biệt của tài liệu sẽ là ký hiệu kho + số thứ tự của nhan đề + số thứ tự của tài liệu trong mỗi kho. Ví dụ: tài liệu A phân cho phòng đọc (ký hiệu: Đ) 5 bản, số thứ tự nhan đề A là 41, ký hiệu cá biệt của 5 tài liệu trên là Đ41-1, Đ41-2, Đ41-3, Đ41-4, Đ41-5. Sau khi có số thứ tự của nhan đề và số lượng phân cho các kho sẽ tiến hành xử lý kỹ thuật tài liệu. Khi đã phân loại, mô tả sẽ được ghi trên mặt trước một phiếu chính làm phiếu ĐKCB. Mặt sau phiếu này sẽ ghi lại số lượng tài liệu được phân phối cho các kho; số tổng quát của chứng từ, chứng từ xuất kho. (mẫu 9)
Phương pháp này có những ưu và nhược điểm sau:
Ưu điểm:
- Nếu dùng để đăng ký tài liệu trong một mạng lưới thư viên hoặc một thư viện lớn se giúp người sử dụng thư viện dễ tìm tài liệu của trong các kho hoặc thư viện chi nhánh;
- Bảo đảm mô tả, phân loại thống nhất, thống kê chính xác;
- Thời gian xử lý tài liệu được rút ngắn và tập trung.
Nhược điểm:
-  Quản lý bằng phiếu rất phức tạp;
-  Nếu kho tài liệu sắp xếp theo số ĐKCB sẽ không thuận lợi.
4.4.2.3. Phương pháp đăng ký bằng máy tính:
Hiện nay nhiều thư viện tự động hoá đã ứng dụng tin học vào việc quản lý hệ thống thông tin-thư viện. Mỗi tài liệu khi nhập vào kho sẽ được biên mục và xếp giá vào các kho theo các ký hiệu riêng. Tất cả những dữ liệu này được lưu trữ trong CSDL, tích hợp với nhiều phân hệ để việc phục vụ tra cứu thuận lợi. Với sự hổ trợ của công nghệ thông tin, hoạt động thư viện hiện nay có được rất nhiều thuận lợi trong các khâu công tác từ bổ sung, quản lý, thống kê, tra cứu, phục vụ, …
4.4.3. Đăng ký báo và tạp chí
Báo chí là ấn phẩm định kỳ nên được nhập kho liên tục. Đăng ký báo chí có thể chia làm các giai đoạn:
4.4.3.1. Đăng ký nhan đề báo chí: Báo và tạp chí khi thư viện đặt mua phải được đăng ký vào sổ để theo dõi.
Mẫu đăng ký nhan đề báo (mẫu 5)
Cột 1. Ngày vào sổ Ngày ghi bằng số Ả Rập, tháng ghi bằng số La Mã, năm ghi bằng số Ả Rập.
Cột 2. Số thứ tự: đánh số liên tục.
Cột 3. Tên báo hoặc tạp chí
Cột 4. Tên cơ quan xuất bản
Cột 5. Năm bắt đầu là năm ra số báo đầu tiên của báo hoặc tạp chí.
Cột 6. Năm thư viện có
Cột 7. Ghi chú. Cột này ghi chú các loại báo chí đình bản, đổi tên, sát nhập các loại tạp chí hay báo thành tên mới, hoặc tách thành các loại mới,…
4.4.3.2. Theo dõi báo chí nhập vào thư viện: Báo và tạp chí khi nhập vào thư viện phải được đăng ký ngay. (mẫu 6)
v Phiếu theo dõi báo ngày, tuần: Mỗi tên báo một phiếu, được dùng trong một năm. (mẫu 7)
Có 2 phần:
Phần I. Mô tả báo. Gồm:
Tên báo
Cơ quan biên tập.
Năm bắt đầu.
Năm thư viện có.
Phần II.
Cột dọc là 12 tháng trong năm
Cột ngang là các ngày trong tháng
Phương pháp theo dõi báo hàng ngày: Ngày có báo nhập sẽ được ghi bằng số, ngày không phát hành để trống hoặc gạch chéo ô tương ứng.
v Phiếu theo dõi tạp chí: Tạp chí thường phát hành theo chu kỳ khác nhau, việc theo dõi tạp chí theo mẫu (mẫu 8) gồm 2 phần:
Phần I. Mô tả tạp chí
Tên tạp chí.
Cơ quan biên tập
Năm bắt đầu.
Năm thư viện có
ISSN:
Phần II. Gồm:
Cột dọc. Các năm
Dòng ngang: Các tháng trong năm và cột ghi chú để ghi các số đặc biệt và các số chỉ dẫn.
4.4.3.3. Đăng ký các tập báo chí được đóng thành tập: báo chí nhập và sử dụng một thời gian nhất định TV sẽ đóng thành tập theo qui định. Những tập báo chí được coi là đơn vị đăng ký và có thể tiến hành đăng ký cá biệt.
 
 
5. Xử lý kỹ thuật tài liệu:
Tất cả tài liệu nhập kho thư viện phải được xử lý kỹ thuật trước khi đưa ra sử dụng.
Xử lý kỹ thuật tài liệu nhằm mục đích là chuẩn bị cho việc quản lý, bảo quản và phục vụ.
Kết quả của việc xử lý kỹ thuật tài liệu là bảo đảm tài liệu trở thành tài sản Nhà nước. Nhờ việc xử lý kỹ thuật mà thư viện có thể tổ chức, sắp xếp trên giá kệ theo từng kho riêng biệt, phục vụ kịp thời và nhanh chóng theo yêu cầu của người sử dụng.
Tất cả các công đoạn xử lý kỹ thuật phải được thực hiện một cách cẩn thận, chính xác và không được làm biến dạng, hư hỏng hình dáng bên ngoài của tài liệu cũng như không ngăn trở việc sử dụng tài liệu của người sử dụng thư viện.
 5.1. Tiếp nhận tài liệu:
Tài liệu nhập vào thư viện theo nhiều nguồn khác nhau. Khi nhập vào thư viện nhất thiết phải có chứng từ hoặc biên bản kèm theo (hoá đơn, biên bản chuyển giao, …). Ngoài những chứng từ hoặc biên bản xác nhận số lượng tài liệu và sồ tiền, phải kèm theo một danh mục tài liệu. Khi nhận tài liệu viên chức thư viện phải kiểm tra thực tế tài liệu so với danh mục. Nếu phát hiện tài liệu thiếu hoặc hư hỏng thì phải lập biên bản. (Biên bản lập thành 2 bản, một bản thư viện giữ, bản thứ hai gửi về nơi cung cấp tài liệu để yêu cầu, khiếu nại.). (mẫu 12)
Nếu nhập lô tài liệu có hoá đơn, tài liệu mà không có danh mục kèm theo: Thư viện cần lập một danh mục tài liệu và số tiền cũng như số lượng tài liệu cho phù hợp với hoá đơn kèm theo.
Nếu có sự khác biệt cũng phải lập biên bản nêu sự chênh lệch về tên tài liệu, số lượng và giá tiền.
Đối với những tài liệu nhận được mà không có hoá đơn, chứng từ phải lập biên bản, trên những chứng từ, biên bản đã kiểm tra, người nhận phải ký tên và đóng dấu thư viện vào.
Vì tài liệu có liên quan đến chế độ kế toán, tài chánh nên các chứng từ, hoá đơn phải được lưu giữ cẩn thận.
5.2. Sửa chữa nhỏ: Ngay sau khi nhận tài liệu, viên chức thư viện phải xử lý sơ bộ như như rọc các trang dính; đóng, dán bìa bọc ngoài, dán các bản đính chính vào tài liệu, sửa chữa những chổ hư hỏng của tài liệu để chuẩn bị cho các bước tiếp theo trước khi đưa vào sử dụng.
5.3. Đóng dấu:
Chỉ đóng dấu những tài liệu nhập vào thư viện. Ý nghĩa của việc làm này là xác định chủ quyền của tài liệu thuộc về thư viện nào và cố định chúng vào thư viện đó.
-  Tài liệu sau khi đóng dấu trở thành tài sản của Nhà nước.
-  Tránh nhầm lẫn tài liệu giữa các thư viện.
-  Giúp cán bộ thư viện kiểm tra tài liệu thuộc thư viện mình.
-  Xác định tài liệu thuộc các kho.
Dấu được đóng ở trang tên sách trên những yếu tố xuất bản. Đối với những tài liệu quí hiếm dấu được đóng ở mặt sau của trang tên sách. Dấu thứ hai được đóng ở trang 17 (hoặc ở một trang khác) theo qui định của thư viện. Nếu tài liệu có các phụ bản rời thì các phụ bản phải được đóng dấu. Nếu tài liệu không đủ 17 trang thì dấu thứ hai được đóng ở trang trước của trang cuối cùng. Ở một số thư viện có thể quy định đóng dấu thứ hai ở trang 21, 25, trang 45, hoặc đóng ở 3 cạnh của tài liệu.
Đối với tạp chí đã đóng tập dấu được đóng giống sách.
Đối với báo dấu được đóng ở góc trên bên trái của báo.
Dấu có thể đóng góc trái của tờ rơi, các phụ bản
Khi đóng dấu tránh không làm cản trở việc đọc của người sử dụng
Dấu thư viện thường có hình vuông hoặc hình chữ nhật có thể kèm theo ô để ghi số ĐKCB của tài liệu (mẫu 10)
5.4. Ghi số ĐKCB:
Số đăng ký cá biệt được ghi ở những nơi có đóng dấu thư viện, trên túi sách và phiếu sách. Ở trang tên sách và trang 17, số ĐKCB ghi ở giữa lề trong song song với gáy sách. Số ĐKCB phải ghi bằng mực không phai hoặc đóng dấu nhảy số.
5.5. Ghi ký hiệu xếp giá: Ký hiệu xếp giá được ghi lên nhãn sách và bên phải trang tên sách chính.
Ký hiệu xếp giá được qui định thành lập như sau:
Đối với ĐKCB, thì ký hiệu xếp giá là số ĐKCB. Số này trùng với số được ghi vào góc trái của phích mô tả. (mẫu 10)
Đối với kho tài liệu xếp theo phân loại, thì ký hiệu xếp giá sẽ là: Ký hiệu phân loại và ký hiệu tên sách hay tên tác giả đã được mã hóa theo qui định của Thư viện Quốc gia. Ký hiệu này được cấu tạo theo dạng phân số, số trên là ký hiệu phân loại, số dưới là ký hiệu tên tác giả hoặc tên tài liệu đã mã hóa theo qui định.
Ví dụ:

Nếu thư viện dùng dấu hoặc nhãn ký hiệu xếp giá thì phải đóng dấu hoặc dán nhãn vào vị trí qui định cho ký hiệu xếp giá.
5.6. Dán nhãn: Giúp cho việc sắp xếp tài liệu trong kho và tìm kiếm tài liệu được dễ dàng.
Nhãn sách phải được viết bằng mực không phai, rõ ràng. Đối với sách mỏng, nhãn được dán vào góc phải bìa sau cách gáy sách và cạnh trên 1,5cm. Nếu vị trí đó có thông tin, có thể dán nhãn ở góc dưới bìa sau tài liệu cách gáy sách và cạnh dưới 1,5cm. Đối với tài liệu dày có gáy sách từ 1,5cm trở lên thì nhãn được dán ở gáy cách mép dưới 1,5cm. Trong trường hợp tài liệu có bao ngoài thì phải dán 2 nhãn, 1 nhãn dán ở bìa bao tài liệu, một nhãn dán ở bìa hoặc gáy sách. (mẫu   )
Đối với báo, tạp chí đã đóng thành tập, nhãn còn ghi năm và số của báo, tạp chí. Trên gáy các tập báo chí có thể ghi tên báo, tạp chí.
5.7. Làm phiếu sách: Phiếu sách dùng để ghi lược đọc của người sử dụng và có thể làm cơ sở để thống kê khi cần thiết, …
Phiếu sách ghi tên tài liệu, tên tác giả, số đăng ký cá biệt. Tài liệu có nhiều tập phải ghi rõ số tập. (mẫu 10)
5.8.  Dán túi sách: Túi sách để chứa phiếu sách. Túi này được dán ở mặt trong bìa sau của tài liệu. Nếu vị trí đó có thông tin có thể dán ở mặt sau bìa trước. Nếu tài liệu không có bìa và không có chổ dán túi sách thì phải đóng thêm bìa để dán túi sách.
5.9. Ghi các phụ bản rời: Ghi số lượng và loại phụ bản rời vào trang tên sách bên số đăng ký cá biệt.
6. Kiểm kê vốn tài liệu:
Kiểm kê vốn tài liệu thư viện là kiểm kê mỗi đơn vị bảo quản theo số đăng ký cá biệt để xác định sự tồn tại, cũng như tình trạng của nó trong kho.
Kiểm kê vốn tài liệu: là nhiệm vụ, trách nhiệm trong việc quản lý tài sản xã hội.
6.1. Mục đích: Kiểm kê vốn tài liệu giúp nắm vững được hiện trạng vốn tài liệu qua một thời gian hoạt động và qua đó xác định những biện pháp củng cố và hoàn thiện vốn tài liệu.
Kiểm kê vốn tài liệu không chỉ đơn thuần là kiểm tra về số lượng mà còn là biện pháp để đẩy mạnh các hoạt động thư viện, vì qua kiểm kê có thể phát hiện ra những sai sót trong quá trình xử lý kỹ thuật, trong quá trình lưu hành, trong bảo quản,… Trên cơ sở đó thư viện mới có thể hoàn thiện các khâu công tác, nâng cao hiệu quả phục vụ trong hoạt động thư viện.
6.2. Yêu cầu, nhiệm vụ:
w Xác định mức độ chính xác của diện bổ sung theo đúng tính chất, chức năng, nhiệm vụ, đối tượng của thư viện;
w Nắm được thực trạng của kho tài liệu về môn loại, số lượng;
w Phát hiện những sai sót trong khâu kỹ thuật, nghiệp vụ; những tài liệu hư hỏng, mất mác cần thay thế, tu sửa hoặc thanh lý để nâng cao chất lượng vốn tài liệu thư viện;
w Ổn định trật tự vốn tài liệu;
w Chấn chỉnh lại hệ thống mục lục, phản ảnh đúng nội dung vốn tài liệu;
6.3. Phân loại:
w Kiểm kê định kỳ: Qui định thời gian kiểm kê
Ví dụ: Ở Nga:
Kho tài liệu nhỏ hơn 10.000 TL kiểm kê 2 năm/lần
Kho tài liệu từ 10.000 – 50.000TL kiểm kê 3 năm/lần
Kho tài liệu lớn hơn 50.000 TL kiểm kê 5 năm/lần
w Kiểm kê đột xuất:
+ Theo qui định của Nhà nước
+ Thiên tai, hỏa hoạn.
+ Thay đổi viên chức thư viện
6.4.  Các hình thức kiểm kê.
w Kiểm kê từng bộ phận
w Kiểm kê đồng bộ
6.5. Tổ chức kiểm kê
w Giai đoạn chuẩn bị:
Thành lập Ban kiểm kê: Đại diện chính quyền + các đơn vị chức năng liên quan;
Thu thập các văn bản, biểu mẫu liên quan đến vốn tài liệu trong thời gian kiểm kê;
Thông báo cho độc giả - thu hồi sách.
w Tiến hành kiểm kê
w Tổng hợp, phân tích, lập biên bản kiểm kê. (mẫu 14)
w Tổng kết, đánh giá, rút kinh nghiệm.
6.6. Các phương pháp kiểm kê.
w Theo số đăng ký cá biệt: Áp dụng cho những kho sắp xếp theo số ĐKCB.
Ban kiểm kê có thể thành lập các tổ kiểm kê, mỗi tổ 2 người. Khi kiểm kê, một ngườI đọc số ĐKCB trong tài liệu, người kia đánh dấu vào sổ ĐKCB trong cột ghi năm kiểm kê. Sau đó rà soát lại sổ ĐKCB sẽ biết được tài liệu nào còn thiếu hoặc tình trạng của tài liệu.
w Theo phiếu kiểm tra:
Thường được áp dụng cho những kho tài liệu được xếp theo phân loại. Trước khi kiểm kê cần phải chuẩn bị phiếu kiểm kê. Tổ kiểm kê cũng gồm 2 người, một người cầm tài liệu đọc các yếu tố mô tả cần thiết như tên tài liệu, tên tác giả, số đăng ký cá biệt, … để người kia ghi vào phiếu (mỗi tài liệu một phiếu). Sau đó sắp xếp chúng lại theo số đăng ký cá biệt và đối chiếu với sổ ĐKCB. Kết quả sẽ cho biết những tài liệu nào thiếu trong kho.
w Kiểm kê bằng mục lục xếp giá:
w Theo mã vạch: Những thư viện đã được tự động hoá, công việc kiểm kê sẽ được tiến hành nhanh chóng và chính xác hơn.
Viên chức thư viện chỉ việc quét mã vạch tất cả tài liệu hiện có trong kho, đưa vào phần kiểm kê trong hệ thống quản lý thư viện. Máy tính sẽ xử lý và cho ra kết quả những tài liệu thiếu ngay sau đó.
Việc kiểm kê cần phải được thông báo trước và càng rộng rãi càng tốt để người sử dụng thư viện biết.

7. Bảo quản.
7.1. Khái niệm: Là biện pháp để đảm bảo sự toàn vẹn và hiện trạng vật lý bình thường của các tài liệu có trong thư viện
Bảo quản là mọi hoạt động nhằm làm chậm hoặc ngăn chặn sự hư hỏng của tài liệu bằng cách cung cấp môi trường phù hợp, bằng những qui định xử lý, lưu giữ tài liệu, những chính sách sử dụng tài liệu đúng cách, những chính sách về sửa chữa tu bổ, phục chế… các tài liệu hư hỏng, hoặc chuyển dạng tài liệu.
7.2. Ý nghĩa: Bảo quản tài liệu là bảo quản kho tàng văn hóa và tài sản của đất nước.
Công tác bảo quản tài liệu mang một ý nghĩa rất quan trọng đối với xã hội nói chung và hoạt động thư viện nói riêng.
Do sự mất thăng bằng giữa khai thác, sử dụng và bảo quản ð Mọi khâu trong công tác thư viện đều phải bao hàm bảo quản.
w Công tác bảo quản góp phần vào việc tăng cường nguồn lực thông tin và khả năng đáp ứng yêu cầu thông tin của các thư viện, nâng cao chất lượng phục vụ của tài liệu, không bị mất mát, hư hỏng, có khả năng thỏa mãn nhu cầu cho người đọc ở mức độ cao.
 w Công tác bảo quản góp phần tiết  kiệm ngân sách dành cho thư viện
 w Bảo quản làm tăng giá trị vốn tài liệu, giữ gìn được tài liệu qua các thời kỳ lịch sử.
 w Tăng tuổi thọ của tài liệu
Hiện nay vấn đề bảo quản đang được xã hội quan tâm
IFLA coi vấn đề bảo quản là chương trình trọng điểm của mình.
UNESCO cũng rất quan tâm tới bảo quản. Chương trình “Ký ức Thế giới” (Memory World) đã được thông qua trong kỳ họp Hội đồng tư vấn quốc tế ngày 16/9/1993. Với nội dung: “Kêu gọi chính phủ các nước hãy bảo vệ di sản chữ viết của loài người”
7.3. Nguyên nhân hư hỏng của tài liệu:
w Tự phân hủy (Lão hóa)
Sách, báo được làm từ giấy- giấy tạo nên từ cellulo, trong quá trình sản xuất người tra thường dùng axit để làm trắng giấy. Trong giấy có hàm lượng axit nhất định, bởi vậy dưới tác động của không khí và độ ẩm tương đối làm giấy bị phân hủy.
Mực, màu cũng làm từ hóa chất, với thời gian mực, màu sẽ bị phai. Băng từ sau một thời gian sử dụng từ tính sẽ bị giảm sút vì vậy những thông tin lưu trữ sẽ không còn nguyên vẹn.
w Tác động của môi trường.
Ánh sáng gây tác hại khá lớn cho tài liệu, làm giấy bị giòn, ố vàng, màu sắc, mực bị phai nhạt.
Độ ẩm gây tác hại cho tài liệu, nếu độ ẩm tương đối cao làm cho giấy bị thấm nước, mềm rã dễ bị nát, mặc khác tạo điều kiện cho nấm mốc hoạt động, phát triển, nếu khí hậu khô hanh làm cho giấy mất tính đàn hồi dễ rách.
Không khí: do có oxy dễ gây ra oxy hóa làm hư hỏng tài liệu
Đặc biệt nếu không khí bị ô nhiễm thì tác hại càng lớn
Trong không khí có thể có bụi hóa chất và bụi dạng rắn có thể tác hại cả về phương diện vật lý lẫn hóa học. Về cơ học gây biến dạng sách. Về hóa học nếu có bụi photpho, lưu huỳnh dễ tác động với hơi nước tạo thành axit ăn mòn giấy.
w Sinh vật: Sách báo là món  ăn tinh thần của loài người, nhưng là thức ăn ngon cho nhiều loài sinh vật.
Mối mọt, chuột, gián. sâu bọ…
Thiên tai- hỏa hoạn: Bảo lụt, động đất, cháy nổ…
w Con người:
Độc giả:
- Sử dụng nhiều
- Sử dụng thiếu văn hóa
- Phá hoại: cắt xén, đổi ruột…
Viên chức thư viện:
Thiếu trách nhiệm: không vệ sinh, không theo dõi độc giả sử dụng thư viện
Kẻ thù của văn minh tiến bộ xã hội: Tần Thủy Hoàng – đốt sách, chôn sống người
Phát xit: Trong chiến tranh thế giới thứ II Phát xít Đức đã phá hủy nhiều TV
7.4. Biện Pháp:
Hạn chế tác động của môi trường: Xây dưng trụ sở, trang thiết bị
Xây dựng nơi khô ráo, khử trùng, mối mọc, xa trục giao thông.
Hạn chế những trang thiết bị có khả năng gây cháy, dùng kính màu để hạn chế tia cực tím…
Không khí đảm bảo thông thoáng, trong lành.
Nhiệt độ và độ ẩm tương đối thích hợp từ 20-26C +50 - 75% đối với giấy 16OC + 40 - 45% với băng từ
Diệt khử côn trùng, sinh vật chủ yếu dùng hóa chất: chống nấm dùng Formalen 3%’ Antinol chống sâu bọ…
Con người:
Độc giả phải được giáo dục đọc sách có văn hóa
Viên chức thư viện phải có tinh thần trách nhiệm, quan tâm đến kho sách, theo dõi độc giả
Phòng chống tai hoạ - lập phương án.
Phục chế tài liệu: Đối với những tài liệu bị hư hỏng,
Chuyển dạng tài liệu: Đối với tài liệu quí hiếm, độc bản.

trùng, mối mọc, xa trục giao thông.
Hạn chế những trang thiết bị có khả năng gây cháy, dùng kính màu để hạn chế tia cực tím…
Không khí đảm bảo thông thoáng, trong lành.
Nhiệt độ và độ ẩm tương đối thích hợp từ 20-26C +50 - 75% đối với giấy 16OC + 40 - 45% với băng từ
Diệt khử côn trùng, sinh vật chủ yếu dùng hóa chất: chống nấm dùng Formalen 3%’ Antinol chống sâu bọ…
Con người:
Độc giả phải được giáo dục đọc sách có văn hóa
Viên chức thư viện phải có tinh thần trách nhiệm, quan tâm đến kho sách, theo dõi độc giả
Phòng chống tai hoạ - lập phương án.
Phục chế tài liệu: Đối với những tài liệu bị hư hỏng,
Chuyển dạng tài liệu: Đối với tài liệu quí hiếm, độc bản.
 

Tác giả bài viết: THƯ VIỆN

Bạn đã không sử dụng Site, Bấm vào đây để duy trì trạng thái đăng nhập. Thời gian chờ: 60 giây